Díl 54: Kdo je ve firmách zodpovědný? – Personální opatření

Jak bylo avizováno v 53. díle, chci jít dále do praxe, poukázat na chyby, kterých se často dopouštíme, a představit možná řešení.

Školení a další vzdělávání zaměstnanců

Školení a rozvoj zaměstnanců je nákladovým a časovým blokem, který je často prvním, na který se při zavádění úsporných opatření zaměříme a který snížíme. To je velmi krátkodobé a také nebezpečné řešení.

V souladu s heslem „ušetří se za každou cenu“ se málo uvažuje o střednědobých a dlouhodobých důsledcích.

V oblasti odborné přípravy a dalšího vzdělávání je třeba rozlišovat tři základní skupiny:

1. Opatření, která jsou stanovena zákonem nebo jiným právním předpisem a mohou být časově omezena, jakož i opatření, která
2. dávají smysl,
   1. protože zvyšují efektivitu,
   1. Zabraňte poškození při přepravě
   1. Udržitelnější procesy a postupy a mnoho dalšího.
3. jsou nezbytné, protože jsou předpokladem pro nasazení a využití zaměstnanců.

Školení:

Je nutné připravit zaměstnance na jejich plánované nasazení. To se v zásadě týká všech činností. Pro určité úkoly je však nezbytné školení, vzdělání nebo osvědčení, které je třeba získat před zahájením práce. V případě nehod/úrazů to má pro zaměstnavatele značné negativní důsledky.

Může se také stát, že v případě vypršení platnosti certifikátů bude jejich opětovné získání vyžadovat podstatně více času a peněz. Společnosti, které obchodují s nebezpečným zbožím, by tomu měly věnovat zvláštní pozornost.

V případě kontroly přepravy nebezpečných věcí má absence osvědčení a dokladu o poučení fatální následky, včetně finančních.

Pokyny:

Ti, kteří vědí, co dělají, to dělají lépe, rychleji, bezpečněji a spolehlivěji. To platí pro všechny činnosti. Proto má smysl kontrolovat postupy/procesy z hlediska efektivity a podle toho školit zaměstnance. Aby byla zajištěna opakovatelnost, měly by být postupy/procesy dokumentovány.

Takové dokumenty se často vyskytují jako rozsáhlá prozaická díla. V době jazykových bariér, kulturní rozmanitosti a odlišných mateřských jazyků tento způsob znamená, že se dokumenty nečtou nebo se nečtou důkladně. Je to pouze důkaz, že existuje!

Někdo, kdo neumí přesně číst text, pochopí, že takový pás je nepřijatelný, a proto nepřijatelný.

Tento základní princip vizualizace lze použít i pro postupné zobrazování pracovních postupů.

Tato metoda zajišťuje reprodukovatelnou opakovatelnost, a tím zlepšuje kvalitu a zabraňuje např. poškození při přepravě: poškození při přepravě. Jednoduché texty lze bez větších problémů překládat i do jiných jazyků. To nabízí i možnost zapojení zaměstnanců s odpovídajícími mateřskými jazyky. Tím se zvyšuje motivace a akceptace.

Pomocí těchto dokumentů/dokumentace lze pokyny/pokyny provádět se značnou mírou opakované přesnosti. Zaměstnavatel již nemusí riskovat, zda si instruktor pamatuje všechny detaily a okrajové podmínky a zda potřebný obsah předává srozumitelně.

Pokud se kontroly provádějí na základě těchto popisů, je snazší rozpoznat odchylky a nařídit „pokyny k odstranění příčin“. Tím je splnění poučovací povinnosti mnohem jednodušší a snazší, neboť zkušenosti ukazují, že o příležitosti není nouze.

Protože každý popis procesu musí mít odpovídající název, lze jej doložit pomocí názvu a data vydání. Např. takto:„Níže uvedení zaměstnanci se podíleli na instruktáži o splatnosti vyřazených výrobků na základě popisu procesu „Splatnost vyřazených výrobků ze dne 31. 3. 2024„“.

Další vzdělávání:

Mezi povinná školení patří například průkaz na vysokozdvižný vozík nebo jeřábnický výcvik. Bohužel bylo opakovaně zjištěno, že zejména v této oblasti pracují zaměstnanci bez jakéhokoli prokázaného školení. Ve své hlavní oblasti zajišťování nákladu se opakovaně setkávám s firmami, které již léta ukládají zboží na nákladní automobily a/nebo do námořních kontejnerů a zaměstnanci se žádného školení neúčastnili.

VDI 2700 List 5 uvádí v kapitole:

„4.4.2 Školení

Zaměstnavatel musí organizovat pravidelné školení osob pověřených úkoly při zajišťování nákladu podle potřeby, nejméně však jednou za tři roky. Školení by mělo zahrnovat témata z následujících oblastí:

– Právní odpovědnost za přepravu a zajištění nákladu

– Fyzikální principy zajištění nákladu

– Vlastnosti nákladu

– Možnosti zajištění nákladu

– Pracovní pokyny pro upevnění nákladu

– Praktické provádění opatření k zajištění nákladu na standardních provozních příkladech

– Postup pro zvláštní případy zajištění nákladu

Zaměstnavatel je povinen zdokumentovat školení alespoň datem, účastníky, obsahem a podpisem účastníků.“

Z toho je zřejmé, že školení/výuka má odpovídající rozsah, který předpokládá, že školitel má dostatečné odborné znalosti, a také vyžaduje, aby byl školitel kvalifikovaný pro výuku. Mít rozsáhlé odborné znalosti a být schopen je předávat jsou dvě různé věci. Je ve vlastním zájmu zaměstnavatele, aby zajistil splnění těchto podmínek. Spoléhat se na dlouholeté zkušenosti zaměstnanců s sebou nese rizika. „Někteří lidé si myslí, že to, co 20 let dělali špatně, je zkušenost.“ Osoba, která má provádět pokyny, by měla být proškolena kompetentními organizacemi/osobami a teprve poté nasazena.

V této souvislosti je zajímavé také prohlášení v Kodexu ČTÚ 2014 v kapitole 13.1.5:

13.1.5 řízení zařízení, kde se balí CTU, je odpovědné za zajištění toho, aby všechny osoby podílející se na balení nákladu do CTU nebo na dohledu nad touto operací byly náležitě vyškoleny a kvalifikovány v souladu s jejich povinnostmi v rámci jejich organizace.

Bylo by žádoucí, aby i ostatní předpisy stanovily odpovědnost stejně jasně jako tento. Na závěr tohoto tématu je třeba hovořit také o dokumentaci školení a instruktáží. Praktické zkušenosti bohužel ukazují, že se zaměstnancům opakovaně daří proklouznout organizačními mezerami a akcí se nezúčastnit.

Jedná se o organizační problém. Odpovědná osoba, bez ohledu na úroveň, by měla mít přehled/jmenný seznam svých zaměstnanců. Někdy se to lidé snaží zpochybnit vražedným argumentem „ochrany osobních údajů“. To je samozřejmě kontraproduktivní.

Tento jmenný seznam musí obsahovat také přehled, který ukazuje, kteří zaměstnanci musí absolvovat jaká školení, instruktáže a vzdělávání a v jakých intervalech. Druhou výhodou je, že jména jsou pravidelně správně reprodukována. I kdyby zaměstnanci všichni říkali „Sepp“, v seznamu by se jeho jméno objevilo jako „Josef Müller“.

Tento přehled lze využít i pro plánování akcí v průběhu celého roku a není již nutné, aby se bezpečnostní instruktáže v rámci termínové paniky vtěsnaly do posledních tří týdnů roku.

Z toho lze odvodit i finanční výdaje potřebné na školení, a proto je třeba je naplánovat.

Seznam v Excelu je samozřejmě jednoduché řešení, které lze kdykoli nahradit jiným nástrojem, pokud vede ke stejnému cíli.

Každý podnikatel nebo odpovědná osoba by si měli ověřit nebo nechat ověřit, jak se věci v jejich oblasti skutečně vyvíjejí, a v případě potřeby přijmout opatření. Budete překvapeni, co zjistíte, když si nasadíte vhodné brýle.

S ohledem na to přeji všem šťastnou práci a hodně štěstí.

Do příštího blogu

Váš, Sigurd Ehringer