Odcinek 54: Kto ponosi odpowiedzialność w firmach? – Środki personalne

Zgodnie z zapowiedzią z odcinka 53, chcę zagłębić się w praktykę, wskazać często popełniane błędy i przedstawić możliwe rozwiązania.

Szkolenie i dokształcanie pracowników

Szkolenia i rozwój pracowników to blok kosztowy i czasowy, który często jako pierwszy jest celem i jest redukowany, gdy wdrażane są środki cięcia kosztów. Jest to bardzo krótkoterminowe i jednocześnie niebezpieczne rozwiązanie.

Zgodnie z mottem „oszczędności zostaną poczynione bez względu na koszty”, niewiele uwagi poświęca się średnio- i długoterminowym konsekwencjom.

Należy dokonać podstawowego rozróżnienia między trzema grupami szkoleń i dalszej edukacji:

1. Środki, które są określone w przepisach ustawowych lub wykonawczych i mogą podlegać ograniczeniom czasowym, a także te, które
2. mają sens,
   1. ponieważ zwiększają wydajność,
   1. Unikaj uszkodzeń transportowych
   1. Uczynienie procesów i procedur bardziej zrównoważonymi i wiele więcej.
3. są niezbędne, ponieważ są warunkiem wstępnym wdrożenia i wykorzystania pracowników.

Kursy szkoleniowe:

Konieczne jest przygotowanie pracowników do planowanego wdrożenia. Zasadniczo dotyczy to wszystkich działań. Jednak szkolenia, wykształcenie lub certyfikaty są niezbędne do wykonywania niektórych zadań i należy je uzyskać przed rozpoczęciem pracy. W przypadku wypadków/incydentów ma to znaczące negatywne konsekwencje dla pracodawcy.

Może się również zdarzyć, że ponowne uzyskanie certyfikatów po ich wygaśnięciu będzie wymagało znacznie większej ilości czasu i pieniędzy. Firmy zajmujące się towarami niebezpiecznymi powinny zwrócić na to szczególną uwagę.

W przypadku kontroli transportu towarów niebezpiecznych, brak certyfikatów i dowodów przeszkolenia ma fatalne konsekwencje, w tym finansowe.

Instrukcje:

Ci, którzy wiedzą, co robią, robią to lepiej, szybciej, bezpieczniej i bardziej niezawodnie. Dotyczy to wszystkich działań. Dlatego warto sprawdzać procedury/procesy pod kątem wydajności i odpowiednio szkolić pracowników. Aby zapewnić powtarzalność, procedury/procesy powinny być dokumentowane.

Takie filmy dokumentalne często występują jako obszerne dzieła prozatorskie. W czasach barier językowych, różnorodności kulturowej i różnych języków ojczystych metoda ta oznacza, że filmy dokumentalne nie są czytane lub nie są czytane dokładnie. To tylko dowód na to, że istnieje!

Ktoś, kto nie potrafi dokładnie czytać tekstu, zrozumie, że taki pasek jest niedopuszczalny, a zatem nie do zaakceptowania.

Ta podstawowa zasada wizualizacji może być również wykorzystana do przedstawienia przepływu pracy krok po kroku.

Metoda ta zapewnia powtarzalność, a tym samym poprawia jakość i zapobiega/unika np. uszkodzeń transportowych: Uszkodzenia transportowe. Proste teksty można również bez większych problemów przetłumaczyć na inne języki. Daje to również możliwość zaangażowania pracowników posługujących się odpowiednimi językami ojczystymi. Zwiększa to motywację i akceptację.

Korzystając z takich dokumentów, instrukcje mogą być przeprowadzane ze znaczną powtarzalnością. Pracodawca nie ponosi już ryzyka związanego z tym, czy instruktor pamięta wszystkie szczegóły i warunki brzegowe oraz czy wyczerpująco przekazuje niezbędne treści.

Jeśli inspekcje są przeprowadzane na podstawie tych opisów, łatwiej jest rozpoznać odchylenia i zarządzić „instrukcje przyczynowe”. To znacznie upraszcza i ułatwia wypełnianie obowiązku instruktażu, ponieważ doświadczenie pokazuje, że nie brakuje ku temu okazji.

Ponieważ każdy opis procesu musi mieć odpowiedni tytuł, dowód/dokumentację można przedstawić za pomocą tytułu i daty wydania. Np.:„Wymienieni poniżej pracownicy uczestniczyli w instruktażu dotyczącym dojrzałości odrzutów na podstawie opisu procesu „Dojrzałość odrzutów z dnia 31/03/2024”„.

Dalsze szkolenia:

Obowiązkowe szkolenie obejmuje na przykład licencję na wózki widłowe lub szkolenie dźwigowe. Niestety, często zdarza się, że pracownicy są zatrudniani w tym obszarze bez żadnego sprawdzonego szkolenia. W moim głównym obszarze zabezpieczania ładunków wielokrotnie spotykam się z firmami, które od lat sztauują towary na ciężarówkach i/lub w kontenerach morskich, a pracownicy nie brali udziału w żadnych szkoleniach.

VDI 2700 Arkusz 5 mówi w rozdziale:

„4.4.2 Szkolenie

Pracodawca powinien organizować regularne szkolenia dla osób, którym powierzono zadania związane z zabezpieczaniem ładunku, w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na trzy lata. Szkolenie powinno obejmować tematy z następujących obszarów:

– Odpowiedzialność prawna za transport i zabezpieczenie ładunku

– Fizyczne zasady zabezpieczania ładunku

– Właściwości ładunku

– Opcje zabezpieczenia ładunku

– Instrukcje robocze dotyczące mocowania ładunku

– Praktyczne wdrożenie środków zabezpieczenia ładunku na standardowych przykładach operacyjnych

– Procedura dla specjalnych przypadków zabezpieczenia ładunku

Pracodawca powinien udokumentować szkolenie, podając co najmniej datę, uczestników, treść i podpisy uczestników”.

Wynika z tego jasno, że szkolenie / instruktaż ma odpowiedni zakres, który zakłada, że instruktor ma wystarczającą wiedzę specjalistyczną, a także wymaga od instruktora kwalifikacji do nauczania. Posiadanie rozległej wiedzy specjalistycznej i umiejętność jej przekazania to dwie różne rzeczy. Zapewnienie spełnienia tych warunków leży w interesie pracodawcy. Poleganie na wieloletnim doświadczeniu pracowników wiąże się z ryzykiem. „Niektórzy uważają, że to, co robili źle przez 20 lat, jest doświadczeniem”. Osoba, która ma wykonywać instrukcje, powinna zostać przeszkolona przez kompetentne organizacje/osoby i dopiero wtedy oddelegowana.

W tym kontekście interesujące jest również oświadczenie zawarte w Kodeksie CTU 2014 w rozdziale 13.1.5:

13.1.5. kierownictwo obiektu, w którym pakowane są jednostki ładunkowe CTU, jest odpowiedzialne za zapewnienie, że wszystkie osoby zaangażowane w pakowanie ładunku do jednostek ładunkowych CTU lub w nadzór nad tą operacją są odpowiednio przeszkolone i wykwalifikowane zgodnie z ich obowiązkami w ich organizacji.

Byłoby pożądane, gdyby inne przepisy również jasno określały odpowiedzialność. Podsumowując temat, należy również wspomnieć o dokumentacji szkoleń i instruktaży. Niestety, praktyka pokazuje, że pracownikom wielokrotnie udaje się prześlizgnąć przez luki organizacyjne i nie uczestniczyć w wydarzeniach.

Jest to problem organizacyjny. Osoba odpowiedzialna, niezależnie od szczebla, powinna mieć przegląd/listę imienną swoich pracowników. Czasami ludzie próbują podważyć to zabójczym argumentem „ochrony danych”. Przynosi to oczywiście efekt przeciwny do zamierzonego.

Ta lista nazwisk musi również zawierać przegląd pokazujący, którzy pracownicy muszą przejść określone szkolenia, instrukcje i edukację oraz w jakich odstępach czasu. Drugą zaletą jest to, że nazwiska są regularnie odtwarzane poprawnie. Nawet jeśli wszyscy nazywają pracownika „Sepp”, jego nazwisko pojawi się na liście jako „Josef Müller”.

Przegląd ten można również wykorzystać do planowania wydarzeń przez cały rok i nie jest już konieczne wciskanie odpraw bezpieczeństwa w ostatnie trzy tygodnie roku w ramach paniki terminowej.

Na tej podstawie można również określić nakłady finansowe wymagane na szkolenia i dlatego należy je zaplanować.

Oczywiście lista w Excelu to proste rozwiązanie, które w każdej chwili można zastąpić innym narzędziem, pod warunkiem, że prowadzi ono do tego samego celu.

Każdy przedsiębiorca lub odpowiedzialna osoba powinna sprawdzić lub zlecić sprawdzenie, jak faktycznie mają się sprawy w jego obszarze i podjąć działania, jeśli istnieje taka potrzeba. Będziesz zaskoczony tym, co znajdziesz, gdy założysz odpowiednie okulary.

Mając to na uwadze, życzę wszystkim udanej pracy i powodzenia.

Do następnego bloga

Z poważaniem, Sigurd Ehringer