Epizóda 54: Kto je zodpovedný vo firmách? – Personálne opatrenia

Ako bolo avizované v 53. epizóde, chcem sa hlbšie venovať praxi, poukázať na chyby, ktorých sa často dopúšťame, a predstaviť možné riešenia.

Školenie a ďalšie vzdelávanie zamestnancov

Vzdelávanie a rozvoj zamestnancov je nákladový a časový blok, ktorý sa často ako prvý zameriava a znižuje pri zavádzaní opatrení na znižovanie nákladov. Je to veľmi krátkodobé a zároveň nebezpečné riešenie.

Podľa hesla „šetriť sa bude bez ohľadu na náklady“ sa málo uvažuje o strednodobých a dlhodobých dôsledkoch.

V rámci odbornej prípravy a ďalšieho vzdelávania je potrebné rozlišovať tri základné skupiny:

1. Opatrenia, ktoré sú stanovené zákonom alebo nariadením a môžu podliehať časovým obmedzeniam, ako aj opatrenia, ktoré
2. dávajú zmysel,
   1. pretože zvyšujú účinnosť,
   1. Zabráňte poškodeniu pri preprave
   1. Udržateľnejšie procesy a postupy a mnoho ďalšieho.
3. sú potrebné, pretože sú predpokladom pre rozmiestnenie a využitie zamestnancov.

Školenia:

Je potrebné pripraviť zamestnancov na ich plánované nasadenie. To sa v podstate týka všetkých činností. Pre určité úlohy sú však nevyhnutné školenia, vzdelanie alebo osvedčenia, ktoré je potrebné získať pred začatím práce. V prípade nehody/úrazu to má pre zamestnávateľa značné negatívne dôsledky.

Môže sa tiež stať, že v prípade uplynutia platnosti certifikátov bude ich opätovné získanie vyžadovať podstatne viac času a peňazí. Spoločnosti, ktoré obchodujú s nebezpečným tovarom, by tomu mali venovať osobitnú pozornosť.

V prípade kontroly prepravy nebezpečného tovaru má absencia osvedčení a dokladov o poučení fatálne následky vrátane finančných.

Pokyny:

Tí, ktorí vedia, čo robia, to robia lepšie, rýchlejšie, bezpečnejšie a spoľahlivejšie. To platí pre všetky činnosti. Preto má zmysel kontrolovať pracovné postupy/procesy z hľadiska efektívnosti a podľa toho školiť zamestnancov. Na zabezpečenie opakovateľnosti by sa mali postupy/procesy dokumentovať.

Takéto dokumenty sa často vyskytujú ako rozsiahle prozaické diela. V čase jazykových bariér, kultúrnej rozmanitosti a rôznych materinských jazykov tento spôsob znamená, že dokumentárne filmy sa nečítajú alebo sa nečítajú dôkladne. Je to len dôkaz, že existuje!

Niekto, kto nevie presne čítať text, pochopí, že takýto pás je neprijateľný, a teda neakceptovateľný.

Tento základný princíp vizualizácie možno použiť aj na postupné zobrazenie pracovných postupov.

Táto metóda zabezpečuje reprodukovateľnú opakovateľnosť, a tým zlepšuje kvalitu a zabraňuje/vyhýba sa napr. poškodeniu pri preprave: Poškodenie pri preprave. Jednoduché texty sa dajú bez väčších problémov preložiť aj do iných jazykov. To ponúka aj možnosť zapojenia zamestnancov s príslušnými materinskými jazykmi. Tým sa zvyšuje motivácia a akceptácia.

Pomocou takýchto dokumentov/dokumentácie je možné vykonávať pokyny/inštrukcie so značnou mierou opakovanej presnosti. Zamestnávateľ už nemusí riskovať, či si inštruktor pamätá všetky detaily a okrajové podmienky a či zrozumiteľne odovzdá potrebný obsah.

Ak sa kontroly vykonávajú na základe týchto opisov, je ľahšie rozpoznať odchýlky a nariadiť „pokyny na odstránenie príčin“. Tým je splnenie poučovacej povinnosti oveľa jednoduchšie a ľahšie, pretože skúsenosti ukazujú, že príležitostí nie je málo.

Keďže každý opis procesu musí mať zodpovedajúci názov, dôkaz/dokumentáciu možno poskytnúť prostredníctvom názvu a dátumu vydania. Napr. takto:„Nižšie uvedení zamestnanci sa zúčastnili na pokyne o splatnosti vyradenia na základe opisu procesu „Splatnosť vyradenia zo dňa 31. 3. 2024„.

Ďalšie vzdelávanie:

Medzi povinné školenia patrí napríklad preukaz na vysokozdvižný vozík alebo školenie žeriavnikov. Žiaľ, často sa stáva, že zamestnanci sú v tejto oblasti zamestnaní bez preukázateľného školenia. V mojej hlavnej oblasti zabezpečovania nákladu sa opakovane stretávam so spoločnosťami, ktoré už roky ukladajú tovar na nákladné vozidlá a/alebo do námorných kontajnerov a zamestnanci sa nezúčastnili žiadneho školenia.

VDI 2700 List 5 v kapitole hovorí:

„4.4.2 Školenie

Zamestnávateľ organizuje pravidelné školenie osôb poverených úlohami pri upevňovaní nákladu podľa potreby, najmenej však raz za tri roky. Školenie by malo zahŕňať témy z nasledujúcich oblastí:

– Právna zodpovednosť za prepravu a zabezpečenie nákladu

– Fyzikálne princípy upevňovania nákladu

– Vlastnosti záťaže

– Možnosti zabezpečenia nákladu

– Pracovné pokyny na upevnenie nákladu

– Praktická implementácia opatrení na zabezpečenie nákladu na základe štandardných prevádzkových príkladov

– Postup pre osobitné prípady zaistenia nákladu

Zamestnávateľ je povinný zdokumentovať kurz odbornej prípravy minimálne s uvedením dátumu, účastníkov, obsahu a podpisu účastníkov.“

Z toho jasne vyplýva, že odborná príprava/výučba má zodpovedajúci rozsah, ktorý si vyžaduje, aby mal inštruktor dostatočné odborné znalosti a aby bol kvalifikovaný na výučbu. Mať rozsiahle odborné znalosti a byť schopný ich odovzdať sú dve rozdielne veci. Je vo vlastnom záujme zamestnávateľa, aby zabezpečil splnenie týchto podmienok. Spoliehanie sa na dlhoročné skúsenosti zamestnancov je spojené s rizikami. „Niektorí ľudia si myslia, že to, čo robili zle 20 rokov, je skúsenosť.“ Osoba, ktorá má vykonávať pokyny, by mala byť vyškolená kompetentnými organizáciami/osobami a až potom nasadená.

V tejto súvislosti je zaujímavé aj vyhlásenie v Kódexe ČTÚ 2014 v kapitole 13.1.5:

13.1.5 riadenie zariadenia, v ktorom sa balia CTU, je zodpovedné za zabezpečenie toho, aby všetky osoby zapojené do balenia nákladu do CTU alebo do dohľadu nad touto operáciou boli primerane vyškolené a kvalifikované v súlade s ich povinnosťami v rámci ich organizácie.

Bolo by žiaduce, aby aj ostatné predpisy stanovovali zodpovednosť rovnako jasne ako tento. Na záver tejto témy je potrebné hovoriť aj o dokumentácii školení a inštruktáží. Žiaľ, praktické skúsenosti ukazujú, že zamestnancom sa opakovane darí prekĺznuť cez organizačné medzery a nezúčastniť sa na podujatiach.

Ide o organizačný problém. Zodpovedná osoba bez ohľadu na úroveň by mala mať prehľad/menný zoznam svojich zamestnancov. Niekedy sa to ľudia snažia podkopať vražedným argumentom „ochrany údajov“. To je samozrejme kontraproduktívne.

Tento menný zoznam musí obsahovať aj prehľad, v ktorom je uvedené, ktorí zamestnanci musia absolvovať aké školenia, pokyny a vzdelávanie a v akých intervaloch. Druhou výhodou je, že mená sa pravidelne správne reprodukujú. Aj keď zamestnanca všetci volajú „Sepp“, v zozname sa jeho meno objaví ako „Josef Müller“.

Tento prehľad sa dá využiť aj na plánovanie podujatí počas celého roka a už nie je potrebné vtesnať bezpečnostné inštruktáže do posledných troch týždňov roka ako súčasť termínovej paniky.

Z toho možno odvodiť aj finančné výdavky potrebné na školenie, ktoré je preto potrebné naplánovať.

Samozrejme, zoznam v Exceli je jednoduché riešenie, ktoré možno kedykoľvek nahradiť iným nástrojom za predpokladu, že vedie k rovnakému cieľu.

Každý podnikateľ alebo zodpovedná osoba by si mali overiť alebo dať overiť, ako sa veci v ich oblasti skutočne vyvíjajú, a v prípade potreby prijať opatrenia. Budete prekvapení, čo všetko zistíte, keď si nasadíte vhodné okuliare.

Vzhľadom na to želám všetkým šťastnú prácu a veľa šťastia.

Do ďalšieho blogu

Váš, Sigurd Ehringer