Aflevering 5000: Wie is verantwoordelijk in bedrijven? – Structurele aspecten

Nadat ik in de laatste Bguvljer bedoelde te voldoen aan de randvoorwaarden van §130 OWiG.

Ik wil dit graag illustreren met de volgende grafiek. Bovenaan staat de ondernemer.

In principe ga ik er altijd van uit dat er in elk bedrijf een consensus is om regels en voorschriften na te leven. En altijd en niet alleen als het voordeel in jouw voordeel is. Iedereen die daartoe niet bereid is, moet zelf maar nadenken.

Ten eerste wil ik iets zeggen over “personeel”. In elk bedrijf zijn er opperhoofden en indianen. In het ideale geval is er één chef en de rest zijn de indianen. Helaas is dit principe niet meer zo gemakkelijk na te leven in onze veelzijdige werkwereld. Daarom moet er een duidelijke structuur zijn.

Het 2e niveau bevat de personen die in hun plaats een deel van de taken van de ondernemer uitvoeren en vervullen.
Zij moeten door hem worden benoemd in overeenstemming met §9(2) OWiG. Het 3e niveau omvat werknemers die uitsluitend namens het bedrijf werken en speciale taken vervullen. Dit zijn bijvoorbeeld teamleiders, ploegleiders, enz.

Alle andere werknemers bevinden zich op het 4e niveau. Er is een controle- en rapportagesysteem tussen alle niveaus. De controle is van boven naar beneden en de rapportage is van beneden naar boven.

Helaas schiet de wens om hiërarchieën af te schaffen in deze tijd zijn doel voorbij. Wat heeft het voor zin om een teamleider verantwoordelijk te stellen als hij zich niet mag/kan laten gelden over zijn team omdat hem de nodige autoriteit is ontzegd? Dit is een van de redenen waarom dingen fout gaan.

Het geheel kan ook worden gevisualiseerd als een kruk met drie poten.
Hij staat niet altijd horizontaal, maar wiebelt ook niet. De realisatie kan worden teruggebracht tot drie poten:

• organisatorische maatregelen
• technische maatregelen en
• Personeelsmaatregelen

Een organigram wordt meestal gebruikt om verantwoordelijkheden, taken en controles grafisch weer te geven.

Dit fictieve organigram is bedoeld om het principe te illustreren van wie verantwoordelijk is van boven naar beneden en wie aan wie rapporteert van beneden naar boven.

Het is daarom onaanvaardbaar dat een sales manager op vrijdagmiddag de logistiek manager overruled en besluit dat een ongeschikte vrachtwagen toch geladen wordt omdat hij een belofte heeft gedaan aan zijn klant.

Wie neemt de verantwoordelijkheid bij een incident? De verkoopmanager of de logistiek manager?

Natuurlijk moet elk bedrijf deze ruwe structuur voor zichzelf verfijnen en nauwkeurig beschrijven.

Een dergelijke organisatiestructuur ontslaat de directeur echter niet van zijn verantwoordelijkheid. Hij moet ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. De praktijk leert echter dat er altijd situaties zijn die niet gaan zoals gepland. Om dit tot een minimum te beperken, moeten alle verantwoordelijken hun gebied kennen en weten hoe de dagelijkse gang van zaken verloopt. Een verantwoordelijke die zijn of haar gebied nooit bezoekt om een indruk te krijgen, zal vroeg of laat plat op zijn of haar gezicht vallen.

Als er een bedrijfscultuur is ontstaan waarin niemand negatief nieuws durft te melden aan de top, dan zullen incidenten, ongelukken, schade en dergelijke op een gegeven moment deze stand van zaken aan het licht brengen. Zelfs als een kapitein een eerste officier en een stuurman heeft, zal hij regelmatig op de brug zijn om te controleren of het schip op de juiste koers ligt. De kern van de bemanningsregels is dat “de bemanning zo samengesteld moet zijn dat het schip altijd veilig kan worden bestuurd onder alle omstandigheden“. Elke directeur, operationeel manager of soortgelijke persoon zou dit basisprincipe moeten overnemen.

In de volgende aflevering gaan we nog dieper in op de praktische kant van de zaak. Blijf kijken.

Hoogachtend, Sigurd Ehringer

Thomas Bauer

✔ Marketing | Web | CI