Díl 68: Dokumentace zajištění nákladu – tipy a pomůcky

Mnozí možná znají rčení: „Kdo píše, ten zůstává“, a bohužel je to patrné z záplavy e-mailů, které však někdy mají za cíl pouze podpořit argument „ale já jsem tě přece informoval!!“
Existuje však také mnoho situací, v nichž je dokumentace zcela smysluplná, nezbytná nebo dokonce povinná. Mezi ně patří i zajištění nákladu.

V různých příspěvcích jsem již poukázal na normu VDI-2700, list 5 „Systémy řízení kvality“, a to v souvislosti s § 22 StVO, který stanoví, že „při tom je třeba dodržovat uznávané technické zásady“.
V tomto listu 5 se v kapitole 4.1 uvádí následující:

4.1 Odpovědnost
Podnikatel zavede struktury, na jejichž základě je odpovědnost za řádné zajištění nákladu bezchybně zajištěna a dohledatelná. V organizačním schématu jsou uvedeny útvary nebo osoby, kterým jsou svěřeny úkoly a odpovědnost.

V kapitole 6.3 je popsán způsob kontroly, který se dělí na:

• 6.3 Kontrola opatření k zajištění nákladu
• 6.3.1 Kontrola odjezdu
• 6.3.2 Pravidelná kontrola
• 6.3.3 Kontrola před vykládkou

Nejde tedy o to, „zda“ se provádí kontrola, ale o to, „jak“ by se měla provádět.
Na Wikipedii jsou pod heslem „Controlling“ uvedeny následující činnosti: řídit, regulovat, usměrňovat, dohlížet. Z toho naopak vyplývá, že musí existovat jasné pokyny ohledně toho, co má být řízeno, regulováno, usměrňováno a dohlíženo.

Rád bych tuto myšlenku vysvětlil na následujícím příkladu. Většina hospodyňek, které chtějí upéct dort, si vezme recept, sežene suroviny, odměří je podle pokynů v gramech nebo litrech, smíchá je, nechá těsto odpočinout po stanovenou dobu (minuty/hodiny) a a upečou dort v troubě při předepsané teplotě (stupňů) a po předepsanou dobu (minut/hodin). Pokud se dort nepovede, může zkontrolovat, zda: byly použity všechny suroviny, zda byly správné množství, zda byla dodržena doba odležení a zda byla správná teplota a doba pečení v troubě.

Základním předpokladem pro kontroly je tedy existence jasných pokynů a mnoho kontrol v oblasti zajištění nákladu selhává právě kvůli této skutečnosti. V pokynech se stále znovu setkávám s větou „je třeba zajistit dostatečné zajišťovací prostředky“. Co má tedy kontrolor udělat? Co on nebo někdo jiný považuje za „dostatečné“?

Kdyby zadání znělo: 10 upínacích popruhů s ráčnovým mechanismem s dlouhou pákou; LC = 2 000 daN; STF = 500 daN; nesmí být vyřazeny z provozu, pak by kontrola byla velmi jednoduchá.

Pro nakládací personál je to jednodušší, pokud se pravidla pro nakládku skládají ze čtyř částí:

• 1. Vstupní kontrola vozidla na základě technických údajů o vozidle
• 2. Provedení nakládky na základě pokynu k nakládce
• 3. Kontrola opatření na základě kontrolního seznamu,
• 4. Dokumentace nakládky z hlediska produktů a zajištění nákladu

Vysvětlivka

1. Specifikace vozidla
Specifikace vozidla by měla obsahovat přesný popis následujících údajů:

• Typ vozidla (skříňové, s posuvnými bočnicemi, s posuvnou plachtou) a užitečné zatížení
• Druh a počet kusů vybavení s přesnými údaji.

2. Průběh nakládky
V mé praxi se osvědčilo, že pokyny sestávají z kvalitních obrázků a krátkého textu.

Také způsoby zajištění lze v této formě znázornit a zkontrolovat, jak ukazuje následující příklad:

Předepsaná metoda musí v závislosti na hmotnosti nákladu zahrnovat zajišťovací opatření, aby byl dodržen § 22 StVO.

V uvedeném příkladu lze na první pohled zkontrolovat, zda byly k zajištění použity dva upínací popruhy a zda byl dodržen úhel upevnění.

3. Kontrola opatření
Zde je třeba vzít v úvahu dvě fáze.

• 100% kontrolu provádí pracovník zodpovědný za nakládku tím, že v nakládacích dokladech nebo v kontrolním seznamu pro danou situaci potvrdí, že správně provedl nakládací pokyn „4711“.
• Účelem namátkové kontroly je mimo jiné ověřit, zda jsou plánovaná opatření stále vhodná a zda jsou správně prováděna, případně zda jsou zapotřebí úpravy. Z tohoto důvodu by je měla provádět osoba, která za ně nenese přímou odpovědnost.

4. Dokumentace
Účelem dokumentace je zajistit „důkazní materiál“. Může se jednat například o doklad o tom, že všechny produkty byly naloženy, ale také o to, že zajištění nákladu bylo provedeno správně. V době, kdy již dostupný úložný prostor pro soubory nehraje žádnou roli, je jednou z možností fotodokumentace.

Bohužel se v tomto případě často jen „cvaká“ a ne „fotografuje“, což vede k tomu, že sice existují fotografie, ale ty jsou málo nebo vůbec výmluvné. Pokud se rozhodnete pro toto řešení, musí existovat pokyny, které jednoznačně popisují, jaké fotografie z jaké pozice mají být pořízeny při každé nakládce.

Následující graf má znázornit základní myšlenku, podle níž musí být ke každé nakládce k dispozici alespoň 5 fotografií. Každou fázi lze doplnit detailními fotografiemi, vždy s cílem: od celkového přehledu k detailům, v závislosti na tom, jaký účel tím má být sledován.

Zaznamenání registračních značek vozidel je důležité, aby bylo v případě potřeby možné prokázat překládku.

Samozřejmě dnes existují i digitální řešení, například v podobě aplikace pro mobilní telefony, která zjednodušují pracovní postupy a usnadňují přiřazování, zejména obrázků. Není však vždy jisté, zda programátor nebo jeho zadavatel daný problém správně pochopil.

Proto je třeba dbát na to, aby aplikace zohledňovala vaši konkrétní situaci při nakládání srozumitelným způsobem. Některé aplikace jsou koncipovány velmi obecně, aby vyhovovaly co největšímu počtu situací. To může být účelné, ale nemusí. Neměli byste se také nechat aplikací omezovat.

Neexistuje žádný podrobný předpis pro vyhotovení dokumentace. Ta slouží v případě soudního řízení k zajištění důkazů, a tím i k vlastní obhajobě. Představte si následující situaci: Soudce se vás zeptá, jaké úvahy vás vedly k tomu, abyste předešli porušení zákona. Soudci srozumitelně vysvětlíte svůj způsob uvažování. Soudce pak řekne, že by postupoval stejně, protože pochopil vaši logickou a na sobě navazující úvahu.

Nesmíme zapomínat, že v důsledku nedostatečného zajištění nákladu by mohlo dojít k nejhoršímu možnému scénáři, a to k „zaviněnému ublížení na zdraví nebo zaviněnému usmrcení“. Aby se tomu zabránilo, má zásadní význam kvalitní a bezchybná organizace a dokumentace.

Jako vždy, mé komentáře mají za cíl pouze nastínit téma, ale ne ho vyčerpávajícím způsobem pokrýt. Pokud se s danou úlohou seznámíte, možná najdete řešení, která jsou jednodušší a lepší. Prosté nicnedělání zvyšuje obecné riziko ve fázi přepravy pro všechny zúčastněné a tomu je třeba se za každou cenu vyhnout.

Zvládněte to, může to být jen lepší!

Váš, Sigurd Ehringer