68. diel: Dokumentácia zabezpečenia nákladu – tipy a pomôcky

Mnohí možno poznajú príslovie: „Kto píše, ten zostane“, a bohužiaľ to možno pozorovať na základe záplavy e-mailov, ktoré však niekedy slúžia len na podloženie argumentu „veď som ťa predsa informoval!!“
Existuje však aj veľa situácií, v ktorých je dokumentácia celkom zmysluplná, potrebná alebo dokonca povinná. Medzi ne patrí aj zaistenie nákladu.

V rôznych príspevkoch som už poukázal na normu VDI-2700, list 5 „Systémy riadenia kvality“, a to v súvislosti s § 22 StVO, podľa ktorého „je potrebné dodržiavať uznávané technické pravidlá“.
V tomto liste č. 5 sa v kapitole 4.1 uvádza nasledovné:

4.1 Zodpovednosť
Prevádzkovateľ vytvorí štruktúry, na základe ktorých je zodpovednosť za riadne zaistenie nákladu bezchybne zaručená a prehľadná. V organizačnom pláne sú uvedené útvary alebo osoby, ktorým sú zverené úlohy a zodpovednosť.

V kapitole 6.3 je opísaný spôsob kontroly, ktorý sa delí na:

• 6.3 Kontrola opatrení na zaistenie nákladu
• 6.3.1 Kontrola odchodu
• 6.3.2 Pravidelná kontrola
• 6.3.3 Kontrola pred vykládkou

Nie je teda otázkou, „či“ sa vykonáva kontrola, ale „ako“ sa má vykonávať, o čom by sa malo diskutovať.
Na Wikipédii sa pod pojmom „controlling“ uvádzajú nasledujúce činnosti: riadiť, regulovať, usmerňovať, monitorovať. Z toho vyplýva, že musia existovať jasné smernice o tom, čo sa má riadiť, regulovať, usmerňovať a monitorovať.

Túto myšlienku by som chcel vysvetliť na nasledujúcom príklade. Väčšina gazdiniek, ktoré chcú upiecť koláč, si vezme recept, nakúpi suroviny, odmeria ich podľa pokynov v gramoch alebo litroch, zmieša ich, nechá cesto odpočívať počas predpísaného času (minút/hodín), a koláč upečú v rúre pri predpísanej teplote (stupňoch) a počas predpísaného času (minút/hodín). Ak sa koláč nepodarí, môže skontrolovať, či: boli použité všetky suroviny, či boli množstvá správne, či bola dodržaná doba odležania a či bola správna teplota a čas v rúre.

Základnou podmienkou kontrol je teda existencia jasných pokynov a mnohé kontroly zabezpečenia nákladu zlyhávajú práve kvôli tejto skutočnosti. V pokynoch sa stále dookola stretávam s vetou „treba zabezpečiť dostatočné upevňovacie prostriedky“. Čo má teraz kontrolór urobiť? Čo považuje on alebo niekto iný za „dostatočné“?

Ak by špecifikácia znela: 10 upínacích popruhov s dlhou pákou a západkou; LC = 2 000 daN; STF = 500 daN; nie sú určené na vyradenie, kontrola by bola veľmi jednoduchá.

Pre personál zodpovedný za nakladanie je to jednoduché, ak sa pravidlá nakladania skladajú zo štyroch častí:

• 1. Vstupná kontrola vozidla na základe technických údajov vozidla
• 2. Realizácia nakladania na základe pokynu na nakladanie
• 3. Kontrola opatrení na základe kontrolného zoznamu,
• 4. Dokumentácia nakládky týkajúca sa výrobkov a zaistenia nákladu

Vysvetlenie

1. Špecifikácia vozidla
Špecifikácia vozidla by mala obsahovať presný popis:

• Typ vozidla (skriňové, s posuvnými bočnicami, s posuvnou plachtou) a užitočné zaťaženie
• Druh a počet kusov vybavenia s presnými údajmi.

2. Postup nakladania
V mojej praxi sa ukázalo ako výhodné, ak pokyny pozostávajú z kvalitných obrázkov a krátkeho textu.

Aj metódy zaistenia možno v tejto forme znázorniť a skontrolovať, ako ukazuje nasledujúci príklad:

Predpísaná metóda musí v závislosti od hmotnosti nákladu zahŕňať bezpečnostné opatrenia, aby bol dodržaný § 22 StVO.

V uvedenom príklade je možné na prvý pohľad skontrolovať, či boli na zaistenie použité dva upínacie popruhy a či bol dodržaný uhol upevnenia.

3. Kontrola opatrení
V tejto súvislosti je potrebné zohľadniť dve fázy.

• 100 % kontrolu vykonáva zamestnanec zodpovedný za nakladanie tak, že v nakladacích dokladoch alebo v kontrolnom zozname prispôsobenom danej situácii potvrdí, že správne vykonal nakladací pokyn „4711“.
• Účelom náhodnej kontroly je okrem iného overiť, či sú plánované opatrenia stále primerané a či sa správne vykonávajú, alebo či sú potrebné úpravy. Preto by ich mala vykonávať osoba, ktorá za ne nenesie priamu zodpovednosť.

4. Dokumentácia
Účelom dokumentácie je zabezpečiť „dôkazný materiál“. Môže to byť napríklad dôkaz, že všetky produkty boli naložené, ale aj to, že zaistenie nákladu bolo vykonané správne. V dobe, keď už dostupný úložný priestor pre súbory nehrá žiadnu úlohu, je jednou z možností fotodokumentácia.

Bohužiaľ sa v takýchto prípadoch často len „cvaká“ a nie „fotografuje“, čo má za následok, že síce existujú fotografie, ale sú málo alebo vôbec nie sú výpovedné. Ak sa rozhodnete pre toto riešenie, musí existovať pokyn, ktorý jednoznačne popisuje, ktoré fotografie z akej pozície sa majú zhotoviť pri každej nakládke.

Nasledujúci graf má znázorniť základnú myšlienku, podľa ktorej musí byť ku každej nakládke k dispozícii aspoň 5 fotografií. Každú fázu je možné doplniť detailnými fotografiami, vždy s cieľom: od celkového prehľadu k detailom, v závislosti od toho, aký účel sa tým má dosiahnuť.

Zaznamenanie evidenčných čísel vozidiel je dôležité, aby bolo v prípade potreby možné preukázať prekládku.

Samozrejme, v súčasnosti existujú aj digitálne riešenia, napríklad vo forme aplikácie pre mobilný telefón, ktoré zjednodušujú postupy a uľahčujú priraďovanie, najmä obrázkov. Nie je však vždy isté, či programátor alebo jeho zadávateľ pochopil danú problematiku.

Preto by ste mali dbať na to, aby aplikácia zohľadňovala vašu konkrétnu situáciu pri nakladaní. Niektoré aplikácie sú koncipované veľmi všeobecne, aby vyhovovali čo najväčšiemu počtu situácií. To môže byť vhodné, ale nemusí. Nemali by ste sa tiež nechať aplikáciou obmedzovať.

Neexistuje žiadny podrobný predpis týkajúci sa vyhotovenia dokumentácie. V prípade súdneho konania slúži na zaistenie dôkazov a tým aj na vlastnú obhajobu. Predstavte si nasledujúcu situáciu: Sudca sa vás opýta, aké úvahy ste mali na to, aby ste predišli porušeniu práva. Svedomito mu vysvetlíte svoj spôsob uvažovania. Sudca potom povie, že by to urobil rovnako, pretože pochopil vaše logické a na sebe nadväzujúce úvahy.

Nesmieme zabúdať, že z nedostatočného zaistenia nákladu by sa mohla vyvinúť najhoršia možná situácia, a to „ublíženie na zdraví z nedbanlivosti alebo zabitie z nedbanlivosti“. Aby sa tomu zabránilo, má kľúčový význam dobrá a dôsledná organizácia a dokumentácia.

Ako vždy, moje komentáre sú určené len na načrtnutie témy, ale nie na jej vyčerpávajúce pokrytie. Ak sa s touto úlohou oboznámite, možno nájdete riešenia, ktoré sú jednoduché a lepšie. Jednoduché nič nerobenie zvyšuje všeobecné riziko počas fázy prepravy pre všetkých zúčastnených a tomu by ste sa mali za každú cenu vyhnúť.

Zaoberajte sa tým, môže to byť len lepšie!

Váš, Sigurd Ehringer