Aflevering 68: Documentatie van de ladingbeveiliging – tips en hulpmiddelen

Velen kennen wellicht het gezegde: „wie schrijft, blijft“ en helaas is dit te zien aan de stortvloed aan e-mails, die soms echter alleen maar bedoeld is om het argument te onderbouwen: „maar ik heb je toch op de hoogte gebracht!!“
Er zijn echter ook veel situaties waarin documentatie zeker zinvol, noodzakelijk of zelfs verplicht is. Het vastzetten van lading is daar een voorbeeld van.

In verschillende bijdragen heb ik al verwezen naar VDI-2700 blad 5 „Kwaliteitsmanagementsystemen“ in het kader van § 22 StVO: „daarbij moeten de erkende regels van de techniek in acht worden genomen“.
In dit blad 5 wordt in hoofdstuk 4.1 het volgende vermeld:

4.1 Verantwoordelijkheid
De ondernemer zorgt voor structuren waarmee de verantwoordelijkheid voor een correcte ladingbeveiliging volledig gewaarborgd en traceerbaar is. In een organisatieplan worden de functies of personen genoemd waaraan taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen.

In hoofdstuk 6.3 wordt de aard van de controle beschreven en onderverdeeld in:

• 6.3 Controle van de maatregelen ter beveiliging van de lading
• 6.3.1 Vertrekcontrole
• 6.3.2 Regelmatige controle
• 6.3.3 Controle vóór het lossen

Het gaat dus niet om de vraag „of“ er wordt gecontroleerd, maar om het „hoe“, en dat is wat ter discussie staat.
Op Wikipedia worden onder het trefwoord „Controlling“ de volgende activiteiten genoemd: sturen, regelen, leiden, controleren. Dat betekent omgekeerd dat er duidelijke richtlijnen moeten zijn over wat er gestuurd, geregeld, geleid en gecontroleerd moet worden.

Ik wil dit idee aan de hand van het volgende voorbeeld toelichten. De meeste huisvrouwen die een taart willen bakken, zoeken een recept op, halen de ingrediënten in huis, wegen of meten ze af volgens de aanwijzingen in gram of liter, mengen ze, laten het deeg de aangegeven tijd (minuten/uren) rusten, bakken de taart in de oven op de aangegeven temperatuur (graden) en tijd (minuten/uren). Als de taart niet lukt, kan ze controleren of: alle ingrediënten zijn gebruikt, de hoeveelheden klopten, de rusttijd is aangehouden en de temperatuur en de tijd in de oven juist waren.

Een fundamentele voorwaarde voor controles is dus dat er duidelijke richtlijnen zijn, en veel controles op de ladingbeveiliging mislukken juist vanwege dit feit. Steeds weer lees ik in instructies de zin „er moet voor voldoende bevestigingsmiddelen worden gezorgd“. Wat moet de controleur nu doen? Wat beschouwt hij of een ander als „voldoende“?

Als de specificatie zou luiden: 10 spanbanden met een ratel met lange hendel; LC = 2.000 daN; STF = 500 daN; niet aan vervanging toe, dan zou de controle heel eenvoudig zijn.

Het laadpersoneel heeft het makkelijk als de regeling voor het laden uit vier onderdelen bestaat:

• 1. Controle van het voertuig bij ontvangst aan de hand van een voertuigspecificatie
• 2. Uitvoering van het laden aan de hand van een laadopdracht
• 3. Controle van de maatregelen aan de hand van een checklist,
• 4. Documentatie van het laden met betrekking tot de producten en de ladingbeveiliging

Toelichting

1. Voertuigspecificatie
De voertuigspecificatie moet een nauwkeurige beschrijving bevatten van:

• Type voertuig (kofferwagen, laadbak met opklapbare zijwanden, schuifzeil) en laadvermogen
• Soort en aantal uitrustingsstukken, met nauwkeurige gegevens.

2. Het uitvoeren van het laden
In de praktijk is gebleken dat het handig is als de instructies bestaan uit duidelijke afbeeldingen en korte tekst.

Ook de bevestigingsmethoden kunnen op deze manier worden weergegeven en gecontroleerd, zoals het volgende voorbeeld laat zien:

De voorgeschreven methode moet, afhankelijk van het gewicht van de lading, de beveiligingsmaatregelen omvatten om te voldoen aan §22 StVO.

In het bovenstaande voorbeeld is in één oogopslag te zien of er twee spanbanden zijn gebruikt voor de beveiliging en of de spanhoeken in acht zijn genomen.

3. Controle van de maatregelen
Hierbij moet rekening worden gehouden met twee fasen.

• De 100%-controle wordt uitgevoerd door de medewerker die de lading inlaadt, door op de laaddocumenten of een situatiegebonden checklist te verklaren dat hij de laadinstructie „4711“ correct heeft uitgevoerd.
• De steekproefcontrole heeft onder andere tot doel na te gaan of de geplande maatregelen nog steeds juist zijn en correct worden uitgevoerd, of dat er aanpassingen nodig zijn. Daarom moeten deze controles worden uitgevoerd door iemand die niet direct verantwoordelijk is.

4. Documentatie
De documentatie heeft tot doel „bewijsmateriaal“ vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld het bewijs zijn dat alle producten zijn geladen, maar ook dat de lading correct is vastgezet. In tijden waarin de beschikbare opslagruimte voor bestanden geen rol meer speelt, is fotodocumentatie een mogelijkheid.

Helaas wordt er vaak zomaar even ‘geknipt’ in plaats van ‘gefotografeerd’, met als gevolg dat er weliswaar foto’s zijn, maar die weinig tot helemaal niets zeggen. Als men voor deze oplossing kiest, moet er een instructie zijn die duidelijk beschrijft welke foto’s vanuit welke positie van elke lading moeten worden gemaakt.

De volgende afbeelding illustreert het basisprincipe dat er voor elke lading ten minste 5 foto’s beschikbaar moeten zijn. Elke fase kan worden aangevuld met detailfoto’s, altijd met het doel: van het totaalbeeld naar de details, afhankelijk van het beoogde doel.

Het vastleggen van de kentekens is belangrijk om eventueel te kunnen aantonen dat de lading is overgeladen.

Natuurlijk zijn er inmiddels ook digitale oplossingen, bijvoorbeeld in de vorm van een app voor de mobiele telefoon, die de werkprocessen vereenvoudigen en het toewijzen – vooral van de foto’s – vergemakkelijken. Het is echter niet altijd zeker of de programmeur of zijn opdrachtgever de problematiek goed heeft begrepen.

Daarom moet erop worden gelet dat de eigen laadsituatie op een begrijpelijke manier in de app in aanmerking wordt genomen. Sommige apps zijn erg algemeen gehouden, zodat ze op zoveel mogelijk situaties van toepassing zijn. Dat kan handig zijn, maar hoeft niet. Je moet je ook niet door een app laten dwingen om je aan te passen.

Er bestaat geen gedetailleerde voorschrift voor het opstellen van een documentatie. Deze dient, mocht het tot een rechtszaak komen, ter bewijsvoering en daarmee ter verdediging van uzelf. Stel u de volgende situatie voor: de rechter vraagt u wat uw overwegingen waren om overtredingen van de wet te voorkomen. U legt hem op een samenhangende manier uw gedachtegang uit. De rechter zegt dan dat hij het precies zo zou hebben gedaan, omdat hij uw logische, op elkaar voortbouwende gedachtegang heeft begrepen.

We mogen niet vergeten dat een gebrekkige ladingbeveiliging kan leiden tot het ergste scenario: „lichamelijk letsel door nalatigheid of dood door nalatigheid“. Om dit te voorkomen is een goede, waterdichte organisatie en documentatie van cruciaal belang.

Zoals altijd zijn mijn opmerkingen alleen bedoeld om het onderwerp te schetsen, maar niet om het uitputtend te behandelen. Als u zich in de taak verdiept, vindt u misschien oplossingen die eenvoudiger en beter zijn. Gewoon niets doen verhoogt het algemene risico tijdens de transportfase voor alle betrokkenen en dit moet koste wat het kost worden vermeden.

Pak het aan, het kan alleen maar beter worden!

Hoogachtend, Sigurd Ehringer