Odcinek 68: Dokumentacja zabezpieczenia ładunku – wskazówki i narzędzia pomocnicze

Wielu z was zapewne zna powiedzenie: „kto pisze, ten zostaje”, co niestety widać na przykładzie zalewu e-maili, które czasami mają na celu jedynie poparcie argumentu: „ale przecież cię poinformowałem!!”
Istnieje jednak wiele sytuacji, w których dokumentacja jest jak najbardziej sensowna, konieczna, a nawet wymagana. Jedną z nich jest zabezpieczanie ładunku.

W różnych artykułach wspominałem już o normie VDI-2700, arkusz 5 „Systemy zarządzania jakością”, w kontekście § 22 StVO, który stanowi, że „należy przestrzegać uznanych zasad techniki”.
W niniejszym arkuszu nr 5, w rozdziale 4.1, stwierdza się, co następuje:

4.1 Odpowiedzialność
Przedsiębiorca tworzy struktury, dzięki którym odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie ładunku jest w pełni zagwarantowana i można ją prześledzić. W schemacie organizacyjnym wskazane są stanowiska lub osoby, którym powierzono zadania i odpowiedzialność.

W rozdziale 6.3 opisano rodzaje kontroli i podzielono je na:

• 6.3 Kontrola środków zabezpieczających ładunek
• 6.3.1 Kontrola wyjazdu
• 6.3.2 Regularna kontrola
• 6.3.3 Kontrola przed rozładunkiem

Nie chodzi więc o to, „czy” przeprowadza się kontrolę, ale o to, „jak” należy ją przeprowadzać.
W Wikipedii pod hasłem „Controlling” wymieniono następujące czynności: sterowanie, regulowanie, kierowanie, monitorowanie. Oznacza to z kolei, że muszą istnieć jasne wytyczne dotyczące tego, co ma być sterowane, regulowane, kierowane i monitorowane.

Chciałbym wyjaśnić tę myśl na poniższym przykładzie. Większość gospodyń domowych, które chcą upiec ciasto, sięga po przepis, kupuje składniki, odmierza je zgodnie z instrukcją w gramach lub litrach, miesza je, pozostawia ciasto do wyrośnięcia przez określony czas (minuty/godziny), a następnie pieką ciasto w piekarniku w określonej temperaturze (stopnie) i przez określony czas (minuty/godziny). Jeśli ciasto nie wyjdzie, mogą sprawdzić, czy: wykorzystano wszystkie składniki, czy ilości były prawidłowe, czy przestrzegano czasu odpoczynku ciasta oraz czy temperatura i czas pieczenia w piekarniku były odpowiednie.

Podstawowym warunkiem przeprowadzania kontroli jest zatem istnienie jasnych wytycznych, a wiele kontroli dotyczących zabezpieczenia ładunku kończy się niepowodzeniem właśnie z tego powodu. W instrukcjach ciągle natrafiam na zdanie: „należy zapewnić wystarczające środki zabezpieczające”. Co zatem ma zrobić osoba przeprowadzająca kontrolę? Co on sam lub inna osoba uzna za „wystarczające”?

Gdyby wymagania brzmiały: 10 pasów mocujących z zapadką z długą dźwignią; LC = 2 000 daN; STF = 500 daN; nieprzeznaczone do wycofania z eksploatacji, wówczas kontrola byłaby bardzo prosta.

Praca personelu załadunkowego jest łatwiejsza, gdy przepisy dotyczące załadunku składają się z czterech części:

• 1. Kontrola przy odbiorze pojazdu na podstawie specyfikacji pojazdu
• 2. Przeprowadzenie załadunku na podstawie zlecenia załadunku
• 3. Sprawdzenie działań na podstawie listy kontrolnej,
• 4. Dokumentacja załadunku dotycząca produktów i zabezpieczenia ładunku

Wyjaśnienie

1. Specyfikacja pojazdu
Specyfikacja pojazdu powinna zawierać dokładny opis następujących elementów:

• Rodzaj pojazdu (furgon, z burtami, z przesuwaną plandeką) i ładowność
• Rodzaj i liczba elementów wyposażenia wraz z dokładnymi danymi.

2. Przeprowadzanie załadunku
Z mojego doświadczenia wynika, że korzystne jest, gdy instrukcje składają się z dobrych zdjęć i krótkiego tekstu.

Również metody zabezpieczania można przedstawić i sprawdzić w tej formie, jak pokazuje poniższy przykład:

Zalecana metoda musi, w zależności od masy ładunku, obejmować środki zabezpieczające zapewniające zgodność z § 22 StVO.

W powyższym przykładzie można na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy do zabezpieczenia użyto dwóch pasów napinających oraz czy zachowano odpowiedni kąt mocowania.

3. Kontrola działań
Należy tu uwzględnić dwa etapy.

• Pracownik odpowiedzialny za załadunek zapewnia 100-procentową kontrolę, potwierdzając w dokumentach załadunkowych lub na liście kontrolnej dostosowanej do danej sytuacji, że prawidłowo wykonał polecenie załadunkowe „4711”.
• Kontrola wyrywkowa ma między innymi na celu sprawdzenie, czy zaplanowane działania są nadal właściwe i czy są prawidłowo realizowane, czy też konieczne jest wprowadzenie zmian. Dlatego też powinna być przeprowadzana przez osobę, która nie ponosi za nie bezpośredniej odpowiedzialności.

4. Dokumentacja
Celem dokumentacji jest zabezpieczenie „materiałów dowodowych”. Może to być np. dowód, że wszystkie produkty zostały załadowane, ale także że zabezpieczenie ładunku zostało wykonane prawidłowo. W czasach, gdy dostępna przestrzeń dyskowa na pliki nie ma już znaczenia, jedną z możliwości jest dokumentacja fotograficzna.

Niestety często po prostu „robi się zdjęcia”, a nie „fotografuje”, w wyniku czego powstają co prawda zdjęcia, ale mają one niewielką wartość informacyjną lub nie mają jej wcale. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, należy sporządzić instrukcję, która jednoznacznie opisuje, jakie zdjęcia należy wykonać z jakiej pozycji podczas każdego załadunku.

Poniższy rysunek ma na celu zilustrowanie podstawowej zasady, zgodnie z którą do każdej operacji załadunku musi być dołączonych co najmniej 5 zdjęć. Każdy etap można uzupełnić zdjęciami szczegółowymi, zawsze kierując się zasadą: od ogólnego przeglądu do szczegółów, w zależności od celu, jaki ma to służyć.

Dokumentacja numerów rejestracyjnych pojazdów jest ważna, aby w razie potrzeby móc udowodnić przeładunek.

Oczywiście obecnie dostępne są również rozwiązania cyfrowe, np. w postaci aplikacji na telefon komórkowy, które upraszczają procesy i ułatwiają przyporządkowywanie, zwłaszcza zdjęć. Nie zawsze jednak można mieć pewność, czy programista lub jego zleceniodawca zrozumieli istotę problemu.

Dlatego należy zadbać o to, by aplikacja w sposób zrozumiały uwzględniała konkretną sytuację załadunkową użytkownika. Niektóre aplikacje mają bardzo ogólny charakter, aby pasowały do jak największej liczby sytuacji. Może to być celowe, ale nie musi. Nie należy też dać się zmusić aplikacji do dostosowania się do jej warunków.

Nie ma szczegółowych przepisów dotyczących sporządzania dokumentacji. Służy ona, w razie konieczności złożenia zeznań, zabezpieczeniu dowodów, a tym samym własnemu uniewinnieniu. Proszę wyobrazić sobie następującą sytuację: sędzia pyta Pana, jakie były Pana rozważania mające na celu zapobieżenie naruszeniom prawa. Wyjaśnia Pan mu w sposób spójny tok swojego rozumowania. Sędzia stwierdza wówczas, że postąpiłby dokładnie tak samo, ponieważ zrozumiał Pana logiczny, oparty na kolejnych krokach tok rozumowania.

Nie można zapominać, że niewłaściwe zabezpieczenie ładunku może doprowadzić do najgorszego scenariusza, jakim jest „spowodowanie obrażeń ciała lub śmierci w wyniku niedbalstwa”. Aby temu zapobiec, kluczowe znaczenie ma dobra, kompleksowa organizacja i dokumentacja.

Jak zawsze, moje komentarze mają na celu jedynie nakreślenie tematu, ale nie jego wyczerpujące omówienie. Jeśli zapoznasz się z zadaniem, możesz znaleźć prostsze i lepsze rozwiązania. Zwykłe nic nie robienie zwiększa ogólne ryzyko podczas fazy transportu dla wszystkich zaangażowanych i należy tego unikać za wszelką cenę.

Zmierz się z tym, może być tylko lepiej!

Z poważaniem, Sigurd Ehringer