Aflevering 54: Wie is verantwoordelijk in bedrijven? – Personeelsmaatregelen

Zoals aangekondigd in aflevering 53, wil ik verder ingaan op de praktijk, wijzen op fouten die vaak worden gemaakt en mogelijke oplossingen presenteren.

Ik laat me weer leiden door de drie pijlers voor het vervullen van plichten.

De volgende personeelsmaatregelen kunnen als volgt worden beschreven.

– Trainingen – Instructies – Bijscholing

Opleiding en bijscholing van werknemers

Training en ontwikkeling van werknemers is een kosten- en tijdsblok dat vaak als eerste wordt aangepakt en teruggedrongen wanneer er kostenbesparende maatregelen worden geïmplementeerd. Dit is een zeer korte termijn en tegelijkertijd gevaarlijke oplossing.

Onder het motto “besparen koste wat het kost” wordt er weinig nagedacht over de gevolgen op middellange en lange termijn.

Er moet een fundamenteel onderscheid worden gemaakt tussen drie groepen in opleiding en voortgezet onderwijs:

1. Maatregelen die zijn voorgeschreven door wet- of regelgeving en die kunnen worden onderworpen aan tijdsbeperkingen, evenals maatregelen die
2. zinvol zijn,
   1. omdat ze de efficiëntie verhogen,
   1. Transportschade vermijden
   1. Processen en procedures duurzamer maken en nog veel meer.
3. zijn noodzakelijk omdat ze een voorwaarde zijn voor de inzet en het gebruik van werknemers.

Cursussen:

Het is noodzakelijk om werknemers voor te bereiden op hun geplande inzet. Dit geldt in principe voor alle activiteiten. Training, opleiding of certificaten zijn echter essentieel voor bepaalde taken en moeten worden behaald voordat met het werk wordt begonnen. Bij ongevallen/incidenten heeft dit aanzienlijke negatieve gevolgen voor de werkgever.

Het kan ook zijn dat er aanzienlijk meer tijd en geld nodig is om certificaten opnieuw te verkrijgen als ze verlopen. Bedrijven die te maken hebben met gevaarlijke goederen moeten hier extra aandacht aan besteden.

Bij een inspectie van het transport van gevaarlijke goederen heeft het ontbreken van certificaten en instructiebewijzen fatale gevolgen, ook financiële.

Instructies:

Wie weet wat hij doet, doet het beter, sneller, veiliger en betrouwbaarder. Dit geldt voor alle activiteiten. Daarom is het zinvol om workflows/processen te controleren op efficiëntie en werknemers dienovereenkomstig te trainen. Om de herhaalbaarheid te garanderen, moeten procedures/processen worden gedocumenteerd.

Dergelijke documentaires zijn vaak te vinden als uitgebreide prozawerken. In tijden van taalbarrières, culturele diversiteit en verschillende moedertalen betekent deze methode dat de documentaires niet of niet grondig worden gelezen. Het is slechts een bewijs dat er een is!

Of het zinvol is en het gewenste succes oplevert, wordt vaak niet gevraagd. De combinatie beeld/tekst is een betere methode gebleken. Combineer een korte, bondige tekst met een afbeelding.

Schade >10% van de dikte = klaar om weggegooid te worden

Duits:

Schade >10% van de breedte = klaar om weg te gooien

Turks:
Genişliğin %10’undan fazlası hasar = atılmaya hazır

Engels:

Schade >10% van de breedte = klaar om weggegooid te worden

Iemand die de tekst niet nauwkeurig kan lezen, zal begrijpen dat zo’n riem onacceptabel en dus onaanvaardbaar is.

Dit basisprincipe van visualisatie kan ook worden gebruikt om workflows stap voor stap weer te geven.

Deze methode garandeert reproduceerbare herhaalbaarheid en verbetert zo de kwaliteit en voorkomt bijvoorbeeld transportschade: Transportschade. De eenvoudige teksten kunnen ook zonder grote problemen in andere talen worden vertaald. Dit biedt ook de mogelijkheid om medewerkers met overeenkomstige moedertalen erbij te betrekken. Dit verhoogt de motivatie en acceptatie.

Met behulp van dergelijke documenten/documentatie kunnen instructies/instructies met een aanzienlijke mate van herhalingsnauwkeurigheid worden uitgevoerd. De werkgever heeft niet langer het risico of de instructeur alle details en randvoorwaarden onthoudt en de benodigde inhoud uitgebreid overbrengt.

Als inspecties worden uitgevoerd op basis van deze beschrijvingen, is het eenvoudiger om afwijkingen te herkennen en “instructies om reden” te geven. Dit maakt het veel eenvoudiger en gemakkelijker om aan de instructieplicht te voldoen, aangezien de ervaring leert dat er geen tekort aan mogelijkheden is.

Aangezien elke procesbeschrijving een bijbehorende titel moet hebben, kan bewijs/documentatie worden geleverd door middel van de titel en de uitgiftedatum. Bijvoorbeeld:“Onderstaande medewerkers hebben deelgenomen aan de instructie over afdanking op basis van de procesbeschrijving “Afdanking d.d. 31/03/2024”“.

Bijscholing:

Verplichte training is bijvoorbeeld een heftruckrijbewijs of kraantraining. Helaas komt het vaak voor dat werknemers zonder aantoonbare opleiding op dit gebied worden ingezet. Op mijn kerngebied, ladingzekering, kom ik herhaaldelijk bedrijven tegen die al jaren goederen op vrachtwagens en/of in zeecontainers stuwen en waarvan de medewerkers geen enkele training hebben gevolgd.

In VDI 2700 blad 5 staat in het hoofdstuk:

“4.4.2 Training

De werkgever organiseert regelmatig scholing voor personen die belast zijn met het vastzetten van ladingen, indien nodig, maar ten minste eens in de drie jaar. De opleiding dient onderwerpen uit de volgende gebieden te omvatten:

– Wettelijke verantwoordelijkheid voor transport en ladingzekering

– Fysieke principes van ladingzekering

– Eigenschappen van de belasting

– Opties voor ladingzekering

– Werkinstructies voor ladingzekering

– Praktische implementatie van ladingbeveiligingsmaatregelen aan de hand van standaard operationele voorbeelden

– Procedure voor het vastzetten van speciale ladingen

De werkgever moet de training documenteren met ten minste de datum, deelnemers, inhoud en handtekening van de deelnemers.”

Dit maakt duidelijk dat training/instructie een overeenkomstige reikwijdte heeft, die veronderstelt dat de instructeur over voldoende specialistische kennis beschikt en vereist ook dat de instructeur gekwalificeerd is om les te geven. Het hebben van uitgebreide vakkennis en het kunnen overbrengen ervan zijn twee verschillende dingen. Het is in het belang van de werkgever om ervoor te zorgen dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. Vertrouwen op de jarenlange ervaring van werknemers brengt risico’s met zich mee. “Sommige mensen denken dat wat ze 20 jaar lang verkeerd hebben gedaan, ervaring is.” De persoon die de instructies moet uitvoeren, moet worden opgeleid door bekwame organisaties/personen en pas daarna worden ingezet.

In deze context is de verklaring in de CTU Code 2014 in hoofdstuk 13.1.5 ook interessant:

13.1.5 Het management van een faciliteit waar CTU’s worden verpakt, is er verantwoordelijk voor dat alle personen die betrokken zijn bij het verpakken van lading in CTU’s of bij het toezicht op deze operatie, voldoende zijn opgeleid en gekwalificeerd in overeenstemming met hun verantwoordelijkheden binnen hun organisatie.

Het zou wenselijk zijn als ook andere regels de verantwoordelijkheid zo duidelijk zouden maken. Om het onderwerp af te ronden, is het ook nodig om te praten over de documentatie van training en instructie. Helaas blijkt uit de praktijk dat werknemers er steeds weer in slagen om door de mazen van de organisatie te glippen en evenementen niet bij te wonen.

Dit is een organisatorisch probleem. Een verantwoordelijke persoon, ongeacht het niveau, zou een overzicht/namenlijst van zijn werknemers moeten hebben. Soms proberen mensen dit te ondermijnen met het dodelijke argument van “gegevensbescherming”. Dit werkt natuurlijk averechts.

Deze lijst met namen moet ook een overzicht bevatten waaruit blijkt welke werknemers welke training, instructie en opleiding moeten krijgen en met welke tussenpozen. Het tweede voordeel is dat de namen regelmatig correct worden weergegeven. Zelfs als iedereen de werknemer “Sepp” noemt, zou zijn naam in de lijst verschijnen als “Josef Müller”.

De lijst zou ook het probleem oplossen met de spelling van namen waar de tienvingerspellingmethode moeite mee heeft.

Dit overzicht kan ook worden gebruikt om evenementen door het jaar heen te plannen en het is niet langer nodig om de veiligheidsbriefings in de laatste drie weken van het jaar te proppen als onderdeel van een deadline paniek.

De financiële uitgaven die nodig zijn voor training kunnen hier ook uit worden afgeleid en moeten daarom worden gepland.

Natuurlijk is een Excel-lijst de eenvoudige oplossing die op elk moment kan worden vervangen door een ander hulpmiddel, op voorwaarde dat het tot hetzelfde doel leidt.

Elke ondernemer of verantwoordelijke persoon zou moeten (laten) controleren hoe het er in zijn omgeving aan toe gaat en actie ondernemen als dat nodig is. Je zult versteld staan van wat je tegenkomt als je de juiste bril opzet.

Met dit in gedachten wens ik iedereen gelukkig werk en veel geluk.

Tot de volgende blog

Hoogachtend, Sigurd Ehringer

Thomas Bauer

✔ Marketing | Web | CI