Po wyjaśnieniu podstawy prawnej w ostatnim artykule, niniejszy artykuł dotyczy kwestii, w jaki sposób można zaprojektować organizację, aby była zgodna z prawem. Bezpieczeństwo prawne oznacza spełnienie warunków brzegowych określonych w § 130 OWiG.
Zasadniczo zawsze zakładam, że w każdej firmie istnieje zgodna wola przestrzegania zasad i przepisów. I to zawsze, a nie tylko wtedy, gdy korzyść jest po naszej stronie. Każdy, kto nie jest na to przygotowany, powinien pomyśleć za siebie.
Po pierwsze, chciałbym powiedzieć coś o „personelu”. W każdej firmie są wodzowie i Indianie. Idealnie byłoby, gdyby był jeden szef, a reszta to Indianie. Niestety, ta zasada nie jest już tak łatwa do przestrzegania w naszym wieloaspektowym świecie pracy. Dlatego potrzebna jest jasna struktura.
Piramida odpowiedzialności
Chciałbym to zilustrować za pomocą sąsiedniej grafiki.
Na górze znajduje się przedsiębiorca.
Drugi poziom obejmuje osoby, które wdrażają i wypełniają niektóre obowiązki przedsiębiorcy w ich miejsce. Muszą one zostać przez niego wyznaczone zgodnie z § 9 ust. 2 OWiG.
Trzeci poziom obejmuje pracowników, którzy pracują wyłącznie w imieniu firmy i wykonują specjalne zadania. Są to na przykład kierownicy zespołów, kierownicy zmian itp.
Wszyscy pozostali pracownicy znajdują się na czwartym poziomie. Pomiędzy wszystkimi poziomami istnieje system kontroli i raportowania. Kontrola odbywa się od góry do dołu, a raportowanie od dołu do góry.
Niestety, w dzisiejszych czasach dążenie do zniesienia hierarchii mija się z celem. Jaki sens ma pociąganie lidera zespołu do odpowiedzialności, jeśli nie może on/nie jest w stanie przejąć kontroli nad swoim zespołem, ponieważ odmówiono mu niezbędnej władzy? Jest to jeden z powodów, dla których sprawy idą źle.
Schemat organizacyjny jest zwykle narzędziem używanym do graficznego zilustrowania odpowiedzialności, obowiązków i kontroli.
Schemat organizacyjny odpowiedzialności
Ten fikcyjny schemat organizacyjny ma na celu zilustrowanie zasady, kto jest odpowiedzialny od góry do dołu i kto komu podlega od dołu do góry.
Niedopuszczalne jest zatem, aby kierownik sprzedaży w piątkowe popołudnie zmienił zdanie kierownika logistyki i zdecydował, że nieodpowiednia ciężarówka i tak zostanie załadowana, ponieważ złożył obietnicę swojemu klientowi.
Kto ponosi odpowiedzialność w przypadku incydentu? Kierownik sprzedaży czy kierownik logistyki?
Całość można również zwizualizować jako trójnożny stołek. Nie zawsze stoi poziomo, ale też się nie chwieje.
Realizację można sprowadzić do trzech nóg:
- środki organizacyjne
- środki techniczne i
- Środki personalne
Środki organizacyjne
Środki organizacyjne można wyszczególnić w sposób przedstawiony obok.
- Mianowanie upoważnionych osób
- Organizacja procesów
- Tworzenie instrukcji
- Opracowanie list kontrolnych
- Monitorowanie wykonania
- Definicja 100% kontroli
- Definicja kontroli losowych
Środki techniczne
Środki techniczne można podzielić w następujący sposób.
Definicja
- Sprzęt do załadunku i rozładunku
- Wymagania dotyczące produktu
- Wymagania dotyczące pojazdu
- Sprzęt do zabezpieczania ładunku
- Metoda ładowania i zabezpieczania
Środki personalne
Środki personalne mogą/muszą być. Harmonogram, w którym środki są rozłożone na cały rok, ma sens.
Oznacza to, że środki nie zawsze są wciskane w ostatnie dwa miesiące, kiedy nagle zdajemy sobie sprawę, że rok kończy się 31 grudnia.
- Kursy szkoleniowe
- Instrukcje
- Dalsze szkolenie
Oczywiście każda firma musi dopracować i precyzyjnie opisać tę przybliżoną strukturę dla siebie.
Tak zaprojektowana struktura organizacyjna nie zwalnia jednak dyrektora zarządzającego z odpowiedzialności. Musi on dopilnować, aby wszystko przebiegało sprawnie. Praktyka pokazuje jednak, że zawsze zdarzają się sytuacje, które nie idą zgodnie z planem. Aby je zminimalizować, wszystkie osoby odpowiedzialne powinny znać swój obszar i wiedzieć, jak przebiega codzienna działalność. Osoba odpowiedzialna, która nigdy nie odwiedza swojego obszaru, aby wyrobić sobie zdanie, prędzej czy później upadnie na twarz.
Jeśli rozwinęła się kultura korporacyjna, w której nikt nie ma odwagi zgłaszać negatywnych wiadomości na szczyt, to w pewnym momencie incydenty, wypadki, uszkodzenia lub podobne ujawnią ten stan rzeczy. Nawet jeśli kapitan ma pierwszego oficera i sternika, będzie on regularnie przebywał na mostku, aby sprawdzić, czy statek znajduje się na właściwym kursie. Podstawowym stwierdzeniem przepisów dotyczących obsady załogowej jest to, że „załoga musi być tak skomponowana, aby statek mógł być zawsze bezpiecznie nawigowany w każdych warunkach„. Każdy dyrektor zarządzający, kierownik operacyjny lub podobna osoba powinna przyjąć tę podstawową zasadę.
W następnej części zagłębimy się jeszcze bardziej w praktyczną stronę rzeczy. Bądź na bieżąco.
Z poważaniem, Sigurd Ehringer
<< Previous Post
Odcinek 50: Kto jest odpowiedzialny za ładowanie w firmach?
Thomas Bauer
✔ Marketing | Web | CI