Epizóda 52: Kto je zodpovedný v organizáciách? – Sedem chýb, ktorým sa dá v organizácii vyhnúť

Ako bolo avizované v 51. epizóde, chcem ísť ešte hlbšie do praxe a poukázať na chyby, ktorých sa často dopúšťame.

Chyba 1
Nie je vymenovaná oprávnená osoba

Jednou z najčastejších chýb je, že oprávnené osoby nie sú vôbec vymenované. To znamená, že chýba rozhodujúci základ na to, aby sa mohli za niečo zodpovedať. Toto vymenovanie môže samozrejme nahradiť aj pracovná zmluva, ak je v nej jasne uvedené, za čo má byť daná osoba v prípade incidentu zodpovedná.

Druhou chybou je skutočnosť, že od dotknutej osoby sa očakáva, že prevezme zodpovednosť, ale odopiera sa jej právomoc prijímať rozhodnutia a zmeny. To je v rozpore s § 9 ods. 2 OWiG „Konanie v mene iného“, v ktorom sa uvádza:„výslovne poverený vykonávať na vlastnú zodpovednosť úlohy, ktoré prislúchajú vlastníkovi spoločnosti„.

Ak sa tak nestane, zodpovednosť automaticky prechádza späť na riadiaceho pracovníka. Konateľ musí tiež predložiť dôkazy o spôsobe, akým kontroloval/nadviazal na príslušnú osobu. Ak ani v tomto prípade neexistuje plánovaný postup, stáva sa konateľ spoluzodpovedným. Je na rozhodnutí konateľa, či poverená osoba bude predkladať pravidelné správy, alebo či sa bude konať JourFix so stretnutím/správou/prezentáciou alebo iný typ dohľadu. Rozhodujúcou chybou nie je žiadny overiteľný proces.

Chyba 2
Žiadna organizácia procesov v spoločnosti

Organizácia procesov musí byť navrhnutá tak, aby pravdepodobnosť správnych deliktov, pochybení alebo porušení právnych predpisov bola pomerne nízka. Ak k incidentom predsa len dôjde, musia byť včas rozpoznané, aby sa minimalizovali ich dôsledky.

Ako príklad slúži nasledujúca situácia. Spoločnosť pracuje na tri zmeny a nakládka sa uskutočňuje počas každej zmeny. Menovaný „vedúci nakladacích operácií“ je však na pracovisku len počas bežného pracovného času. Pre jednotlivé zmeny neexistuje žiadna osoba s rozhodovacou právomocou alebo nadriadený.

Ak sa niečo pokazí, zodpovednosť zostáva na vedúcom nakladania, a ak si to riadne neobjedná, zodpovednosť padá späť na generálneho riaditeľa. Preto je potrebné dbať na to, aby bol vedúci pracovník s rozhodovacou právomocou vždy k dispozícii.

Najjednoduchším riešením je, aby mal vedúci nakladania troch zástupcov, jedného na každú zmenu.

Chyba 3
Žiadna definícia akcie pre zamestnancov

Nižšie úrovne zamestnancov, a to je väčšina z nich, pracujú podľa pokynov. Tieto pokyny obsahujú opisy toho, ako majú zamestnanci vykonávať a plniť svoje úlohy.

Hlavnou chybou je, že v nej nie sú žiadne pokyny. Ak neexistujú žiadne pokyny, potom ovládanie nie je možné alebo je veľmi zložité. Pretože čo sa má kontrolovať? Napríklad pokyn „musí byť k dispozícii dostatočné zariadenie na upevnenie nákladu“ nie je naozaj vhodný. Čo má príslušný zamestnanec zabezpečiť? Je závislý od toho, čo má nákladné vozidlo so sebou. To, či je to správne a v dostatočnom množstve, nemôže ovplyvniť.

Pre dopravcu musí byť vopred stanovená požiadavka, v ktorej je jasne definované, aké zabezpečovacie zariadenie musí byť poskytnuté a v akom množstve. V závislosti od nákladu môže alebo musí byť táto požiadavka rozšírená aj na typ vozidla, jeho užitočné zaťaženie, jeho vybavenie (pri preprave nebezpečného tovaru) atď.

Zodpovedný pracovník zodpovedný za nakladanie môže na kontrolu týchto požiadaviek použiť špecifikáciu. To, či potrebuje napríklad len 6 z desiatich požadovaných napínacích pásov, potom závisí od konkrétnej situácie pri nakladaní. Ak je potrebných všetkých desať upevňovacích pásov, nesmú byť pripravené na vyradenie. V takom prípade musí návod obsahovať aj štandardné riešenie. Iba v prípade, že zamestnanec vykonávajúci nakladanie nedodržal pokyny, možno voči nemu uplatniť regresnú náhradu v prípade porušenia § 22 StVO.

Žiadne pokyny, žiadna zodpovednosť, žiadne odvolanie.

Chyba 4
Žiadne formulované pokyny a kontrolné zoznamy

Kontrolné zoznamy sú dobrým spôsobom, ako dať zamestnancom pokyn, aby pracovali na určitých procesoch v stanovenom poradí. Môžete si ich predstaviť ako recept, v ktorom sú uvedené určité prísady a množstvá, ako aj poradie prípravy.

Častým argumentom je „nemám dosť času“. Ak sa v recepte uvádza, že cesto sa má nechať v rúre pri teplote 120 stupňov 40 minút, potom nemá zmysel prestať po pol hodine, pretože čas, ktorý je k dispozícii, je príliš krátky. Toto spojenie má symbolizovať chyby v plánovaní pri organizácii procesov.

Ak je to možné, kontrolný zoznam by mal obsahovať merateľné hodnoty alebo informácie, alebo by malo byť možné odpovedať áno alebo nie. Ak sa má kontrolný zoznam používať na účely monitorovania, musí obsahovať pracovné pokyny.

Jednotlivé merateľné a overiteľné kroky pracovnej inštrukcie sa kontrolujú a dokumentujú pomocou kontrolného zoznamu. Kontrolné zoznamy pre každú prepravu sa osvedčili najmä pri práci s nebezpečným tovarom. Podrobné nariadenia z právnych predpisov o nebezpečnom tovare sa dajú jednoducho implementovať vo forme kontrolných zoznamov.

Chyba 5
Žiadne pravidelné kontroly vykonávania

Zodpovedná osoba je povinná plniť svoju povinnosť dohľadu formou kontrol. Zákonodarca podrobne neupravuje „ako“.

Zodpovedná osoba by sa nemala spoliehať výlučne na správy zdola nahor. Každá správa je na svojej ceste cez rôzne úrovne filtrovaná a zafarbená, najmä ak obsahuje nepríjemné informácie.

Každý manažér by si mal pravidelne nájsť čas na to, aby sa porozhliadol po svojom okolí, porozprával sa so zamestnancami a získal nefiltrovaný dojem.

Ak sa takéto kontroly uskutočňujú aj neohlásene a náhodne, je pravdepodobnejšie, že jeho dojem bude zodpovedať skutočnosti, ako môže získať z písomných správ.

Chyba 6
Žiadne 100 % kontroly

100 % kontrola je dôkazom od príslušných zamestnancov, že každý proces bol vykonaný a pracovné pokyny boli správne implementované.

Príklad: Podpisy vodiča a nakladača na dodacích listoch potvrdzujú riadne a úplné odovzdanie tovaru. Tento podpis môže slúžiť aj ako potvrdenie nakladača, že skontroloval nákladné vozidlo v súlade so špecifikáciami a zabezpečil náklad v súlade s pokynom „4711“.

Úsilie potrebné na toto potvrdenie je malé, ale veľmi prospešné.

Chyba 7
Žiadne náhodné kontroly

Náhodné kontroly majú iný účel. Ak nie je možné vykonať 100 % kontroly z dôvodu veľkých množstiev, náhodné kontroly sa môžu vykonávať podľa definovaných množstiev alebo dávok. Ďalším dôležitým účelom je však overovanie,

• či 100 % kontroly odrážajú skutočnosť,

• či procesy stále spĺňajú požiadavky,

• či je potrebné upraviť, zmeniť alebo úplne vynechať pracovné postupy/procesy alebo ich reorganizovať.

Preto sú dôležitým nástrojom riadenia na všetkých úrovniach. Tieto kontroly by mal vykonávať samotný priamy nadriadený alebo zamestnanec, ktorý nie je priamo zapojený.

Napríklad kontroly v prvej zmene by mohol vykonávať zamestnanec z druhej zmeny, ak mu to nariadi nadriadený. Kontrolór nemusí rozumieť procesom do poslednej skrutky, ale musí rozumieť podstatným veciam, aby kontrola priniesla správny výsledok.

O pilieri „Organizačné opatrenia“ by sa dalo povedať oveľa viac na ďalších príkladoch. Dôležité je podľa mňa iniciovať myšlienkový proces, aby ste tieto tipy a myšlienky preniesli späť do vlastnej spoločnosti a zistili, ako sa veci vyvíjajú.

Šťastnú prácu do ďalšieho blogu, v ktorom sa budem venovať rozsiahlemu druhému pilieru.

Váš, Sigurd Ehringer