Aflevering 24: Regresclaims vermijden

Regresvorderingen zijn bijna altijd een vervelend onderwerp in een bedrijf,
vooral wanneer claims niet kunnen worden afgewend.

Wat zijn de oorzaken en wat kunnen we eraan doen?

Verhaalsvorderingen Ze gebeuren niet zomaar, ze worden veroorzaakt.

Dit betekent dat als ik de oorzaken ken, ik er iets aan kan doen. Dat is de kern van de overwegingen.

Elke ondernemer moet daarom nadenken over wat regresvorderingen kan uitlokken in zijn verantwoordelijkheidsgebied.

Fictieve casestudy

De ervaring die ik wil delen komt uit het grote gebied van ladingzekering. Ze kunnen echter analoog worden toegepast op veel andere situaties.

Stel je de volgende situatie voor:

Alpha is een fabrikant van machines en systemen voor energieprojecten.

Eén klant, Bravo, heeft een groot project in ontwikkeling en heeft onderdelen bij hen besteld(Alpha). Hij heeft een tijdvenster voor levering afgesproken met de verkoopafdeling omdat het vervolgwerk naadloos moet volgen.

De inkoopafdeling vraagt verschillende transportbedrijven wat het transport van A naar B moet kosten en kiest voor de goedkoopste aanbieder, het bedrijf Charlie. Omdat het systeem te groot en te omvangrijk is voor de vorkheftruck, werd er een kraan besteld bij Delta om het op de vrachtwagen te tillen. Met het kraanbedrijf werd een tijdvenster van twee uur afgesproken.

De dag komt waarop de onderdelen moeten worden opgehaald.

De vrachtwagen komt te laat. De chauffeur spreekt geen Duits en de exacte oorzaak van de vertraging kan niet worden opgehelderd. Iedereen probeert de lading zo snel mogelijk te laden, zodat de vrachtwagen het terrein kan verlaten.

Na een paar uur belt de politie naar Alpha en vraagt naar de verantwoordelijke expediteur aan de telefoon.

De vorkheftruckchauffeur Klaus meldt zich. De politie vertelt hem dat de vrachtwagen is gecontroleerd op de A9 richting Neurenberg en dat hij niet verder mag rijden.

De lading is niet voldoende vastgezet en de vrachtwagen vertoont aanzienlijke schade die de verkeersveiligheid in gevaar brengt. De lading moet opnieuw worden geladen voor verder transport en de chauffeur wordt ook aangeklaagd voor een overtreding onder §22 StVO.

Naast de verwachte boete zullen er nu nog meer kosten worden gemaakt.

Er moet een andere geschikte vrachtwagen met de juiste uitrusting worden besteld voor de parkeerplaats langs de snelweg op de A9, waar de lading kan worden overgeladen.

Het Alpha-bedrijf geeft het Echo-bedrijf de opdracht om dit te doen, maar het is duurder dan het Charlie-bedrijf. De kraanaannemer Delta krijgt de opdracht om een kraan met voldoende hijscapaciteit naar de parkeergarage te sturen. Daarnaast wordt een team van Alpha, bestaande uit 4 man plus de logistiek manager, ingezet op de parkeerplaats langs de snelweg. Een paar uur later neemt de projectmanager van Bravo contact op met de verkoopafdeling van Fa. Alfa en vraagt waar de onderdelen zijn.

De voortgang van het project wordt vertraagd, wat kan leiden tot contractuele boetes.

Tot zover de situatie. De taak is nu om te verduidelijken wat er fout ging en wat er beter/anders gedaan had moeten worden.

Potentieel voor verbetering

1. in het geval van een vervoersopdracht moeten niet alleen de kosten worden toegelicht, maar vooral ook de kosten:

• Wat voor soort voertuig is vereist
• Welke veiligheidsvoorzieningen zijn vereist
• Wie moet de nodige vrijstellingsvergunningen krijgen
• Wie betaalt de kosten als de vorige punten niet voldoen aan de voorschriften

2. de lading moet worden geïntegreerd in een geschikte organisatie. Hiervoor moet een verantwoordelijke persoon worden aangewezen. De verantwoordelijke persoon voor de wetgever is de ondernemer/bestuurder. Als er een logistiek manager (of gelijkwaardig) is, moet de verantwoordelijkheid in opdracht aan hem worden overgedragen. In ieder geval kan de vorkheftruckchauffeur Klaus niet de verantwoordelijke persoon zijn die de directeur vertegenwoordigt. Er moeten ook laadinstructies zijn die de methode en het type ladingzekering aangeven. Het moet zo worden ontworpen dat de te verwachten krachten, zoals gespecificeerd in VDI-2700/EN-12195-1, worden gecompenseerd. Een berekening om de overwegingen te verifiëren zou ook nuttig zijn. Dit moet ook worden vastgelegd voor het geval de transportverzekeraar vragen heeft. Het kan ook nuttig zijn om een fotodocumentatie te maken.

3. wanneer de vrachtwagen aankomt, moet er een inkomende inspectie worden uitgevoerd om te zien of het voertuig aan de vereisten voldoet. Hiervoor is een checklist met alle testpunten handig. Als er relevante negatieve punten zijn, moet het laden worden geweigerd en moet de vervoerder/expediteur op eigen kosten voor een vervangend voertuig zorgen.

4. een uitgaande inspectie moet ervoor zorgen dat het transport het fabrieksterrein niet verlaat voordat het in alle details voldoet aan de voorschriften.

5. waar regresvorderingen kunnen ontstaan:

• Het transportbedrijf, Fa. Charlie, kon zijn extra kosten claimen omdat het werkelijke vereiste profiel niet bekend was of niet duidelijk genoeg was uitgedrukt.
• Het kraanbedrijf, Fa. Delta zou de nutteloze verstreken tijd in rekening kunnen brengen.
• De klant, Fa. Bravo, kon de aan hem gerichte contractuele boete worden betaald aan de leverancier, Fa. Alfa, passeren.

Meer dan 25 jaar ervaring in deze omgeving heeft aangetoond dat de grootste problemen voor de meeste bedrijven, ongeacht hun bedrijfstak, te vinden zijn op het gebied van “organisatie”.

Een van de rechtsgrondslagen is §130 van de wet op administratieve overtredingen (OWiG) “Schending van de toezichtsplicht in bedrijven en ondernemingen”.

Uitspraken van rechtbanken, die per definitie niet altijd gepubliceerd worden, bevatten verwijzingen naar mogelijke oplossingen. Een zoekterm in de internetbrowser is “organisatorische fout”.

Hier is veel informatie te vinden die kan worden teruggebracht tot een gemene deler.

De gemene deler

De toezichthoudende taak wordt vervuld door

• Creëren van een geschikte bedrijfsorganisatie door het definiëren van taken,
• Taken overdragen aan geschikte personen,
• juiste instructie van de ontvanger van de instructie en
• passende follow-up en
• Toezicht op ontvangers van delegaties.

Alle stappen, inclusief toezicht, moeten worden gedocumenteerd om het leven van de betrokken persoon en zijn/haar advocaat te vergemakkelijken in het geval van een zaak.

(Bron: Besluit van het OLG Jena van 02 november 2005 – 1 Ss 242/05 Bron: NStZ 2006, 533 genoteerd door Frank, UmwStr-012 – 01/07)

Het BGH deed ook interessante uitspraken over dit onderwerp in het arrest“1. BGH 25.03.04 – I ZR 205/01 – transpR 04.309” . Bij het lezen van uitspraken is het altijd belangrijk om de essentiële uitspraken te filteren en toe te passen op je eigen situatie, ongeacht de specifieke gelegenheid.

Ik zou deze gedachten willen aanbevelen aan iedereen met een verantwoordelijke functie, ongeacht het organisatieniveau.

Hoogachtend, Sigurd Ehringer

Tobias Kreft