Folge 52: Wer trägt in Unternehmen die Verantwortung? – Sieben vermeidbare Fehler in der Organisation

Wie in der Folge 51 angekündigt will ich noch tiefer in die Praxis gehen und Fehler aufzeigen, die häufig gemacht werden.

Ich orientiere mich wieder an den drei Säulen zur Erfüllung der Pflichten.

Die nebenstehenden organisatorischen Maßnahmen lassen sich wie folgt detaillieren.

1. Bestellung beauftragter Personen 2. Organisation de Abläufe 3. Erstellen von Anweisungen 4. Erarbeiten von Checklisten 5. Überwachung der Ausführung 6. Definition der 100% Kontrollen 7. Definition der Stichproben-Kontrollen

Fehler 1
Keine Bestellung einer beauftragten Person

Einer der häufigsten Fehler die gemacht werden ist die Tatsache, dass beauftragte Personen erst gar nicht bestellt werden. Damit fehlt die entscheidende Grundlage, um sie für irgendetwas zur Verantwortung ziehen zu können. Ein Arbeitsvertrag kann natürlich diese Bestellung auch ersetzen, sofern dort klar zum Ausdruck kommt, wofür der Betroffene im Fall des Falles auch geradestehen soll.

Der zweite Fehler ist der Umstand, dass man zwar vom Betroffenen erwartet Verantwortung zu übernehmen, ihm aber die Kompetenz, Entscheidungen zu treffen und Veränderungen vorzunehmen, jedoch abspricht. Das widerspricht dem §9(2) OWiG „Handeln für einen anderen“ in dem es heißt: „ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen“.

Ist dies nicht gegeben, fällt die Verantwortung automatisch auf den Geschäftsführer zurück. Der Geschäftsführer muss auch nachweisen, in welcher Art und Weise er den Betroffenen kontrolliert/überwacht hat. Gibt es auch dafür keinen geplanten Prozess wird der Geschäftsführer zum Mitverantwortlichen. Ob die beauftragte Person regelmäßig Berichte abliefert oder es einen JourFix mit Besprechung/Berichterstattung/Vortrag oder eine andere Art der Dienstaufsicht gibt, bleibt dem Geschäftsführer überlassen. Kein nachweisbarer Prozess ist der entscheidende Fehler.

Fehler 2
Keine Organisation von Abläufen im Unternehmen

Die Organisation der Abläufe muss so gestaltet werden, dass die Wahrscheinlichkeit von Ordnungswidrigkeiten, Fehlverhalten oder Rechtsverstößen eher gering ist. Falls es doch Vorfälle geben sollte, müssen sie frühzeitig erkannt werden, um die Auswirkungen gering zu halten.

Als Beispiel soll folgende Situation dienen. Ein Unternehmen arbeitet im Dreischichtbetrieb und in jeder Schicht wird verladen. Der bestellte „Leiter der Ladearbeiten“ ist jedoch nur zu den Regelarbeitszeiten vor Ort. Für die einzelnen Schichten ist kein Entscheider und keine Kontrolle vorgesehen.

Läuft nun etwas schief, bleibt die Verantwortung beim Leiter der Ladearbeiten und wenn der nicht ordentlich bestellt fällt sie zurück auf den Geschäftsführer. Es muss also darauf geachtet werden, dass zu jeder Zeit ein Entscheider verfügbar ist.

Die einfachste Lösung heißt: Der Leiter der Ladearbeiten hat drei Stellvertreter, in jeder Schicht einen.

Fehler 3
Keine Handlungsdefinition an die Mitarbeiter

Die unteren Ebenen der Mitarbeiter und das sind die meisten, arbeiten nach Anweisungen. Diese Anweisungen enthalten Beschreibungen, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben abwickeln und erfüllen sollen.

Der wesentliche Fehler ist, dass es keine Anweisungen, welcher Art auch immer, gibt. Gibt es keine Anweisungen, dann sind auch Kontrollen nicht möglich oder sehr erschwert. Denn was soll kontrolliert werden? So ist die Anweisung „für ausreichende Ladungssicherungsmittel ist zu sorgen“, nicht wirklich zweckmäßig. Was soll der betroffene Mitarbeiter sicherstellen? Er ist auf das angewiesen, was ein LKW dabeihat. Ob es das richtige und in ausreichender Zahl ist, kann er gar nicht beeinflussen.

Es muss im Vorfeld eine Anforderung an den Transporteur geben, in der klar definiert wird, welche Sicherungsmittel, in welcher Anzahl vorgehalten werden müssen. Dies kann oder muss, je nach Ladegut, auch auf die Art des Fahrzeugs, dessen Nutzlast, dessen Ausrüstung (bei Gefahrguttransporten) usw. ausgedehnt werden.

Anhand der Spezifikation kann der verantwortliche Belademitarbeiter diese Vorgaben kontrollieren. Ob er von den, z.B. zehn geforderten Spanngurten, nur 6 benötigt, hängt dann von der konkreten Verladesituation ab. Falls alle zehn Spanngurte notwendig sind, dürfen diese auch nicht ablegereif sein. Sollte dies der Fall sein, muss die Anweisung auch dazu eine Standardlösung beinhalten. Nur dann, wenn sich der verladende Mitarbeiter nicht an die Anweisung gehalten hat, kann bei einem Verstoß gegen den §22 StVO auch auf ihn zurückgegriffen werden.

Keine Anweisung, keine Verantwortung, kein Rückgriff.

Fehler 4
Keine formulierten Anweisungen und Checklisten

Checklisten sind eine gute Möglichkeit Mitarbeiter anzuleiten, bestimmte Prozesse in einer festgelegten Reihenfolge abzuarbeiten. Man kann sich das ganze wie ein Rezept vorstellen, in dem bestimmte Zutaten und Mengen, sowie die Reihenfolge der Zubereitung festgelegt ist.

Ein häufig vorkommendes Argument heißt „dafür habe ich zu wenig Zeit“. Enthält das Rezept die Angabe den Teig bei 120 Grad und für 40 min im Backofen zu belassen, dann macht es keinen Sinn nach einer halben Stunde abzubrechen, weil die verfügbare Zeit zu kurz ist. Dieser Zusammenhang soll sinnbildlich für Planungsfehler bei der Organisation von Abläufen dienen.

Die Checkliste sollte möglichst messbare Werte oder Angaben enthalten, bzw. mit Ja oder Nein zu beantworten sein. Soll die Checkliste der Kontrolle dienen, dann muss sich eine Arbeitsanweisung darin widerspiegeln.

Die einzelnen mess- und prüfbaren Schritte einer Arbeitsanweisung werden anhand der Checkliste kontrolliert und dokumentiert.  Speziell im Umgang mit Gefahrgut haben sich Checklisten für jeden Transport bewährt. Die detaillierten Vorschriften aus dem Gefahrgut-Recht lassen sich gut in Form von Checklisten umsetzen.

Fehler 5
Keine regelmäßigen Umsetzungskontrollen

Ein Verantwortlicher ist verpflichtet seine Aufsichtspflicht in Form von Kontrollen zu erfüllen. Der Gesetzgeber macht keine detaillierten Vorschriften über das „Wie“.

Der Verantwortliche sollte sich nicht ausschließlich auf Meldungen von unten nach oben verlassen. Jede Meldung wird auf ihrem Weg durch die verschiedenen Ebenen gefiltert und gefärbt, besonders dann, wenn sie unangenehmen Informationen enthalten.

Jeder Verantwortlich sollte sich regelmäßig die Zeit nehmen, um sich in seinem Bereich umzusehen, mit den Mitarbeitern zu reden und einen ungefilterten Eindruck zu bekommen.

Finden solche Begehungen auch unangemeldet und zufällig statt, wird sein Eindruck eher der Wirklichkeit entsprechen, als er dies durch schriftliche Meldungen werden kann.

Fehler 6
Keine 100%igen Kontrollen

Die 100%-Kontrolle ist der Nachweis der entsprechenden Mitarbeiter, dass jeder Prozess durchgeführt wurde und Arbeitsanweisungen korrekt umgesetzt wurden.

Beispiel: Die Unterschriften von Fahrer und Belader auf den Lieferpapieren bestätigen die ordnungsgemäße und vollzählige Übergabe der Waren. Diese Unterschrift kann gleichzeitig als Bestätigung durch den Belader dienen, dass er den LKW gemäß Vorgabe kontrolliert und die Ladung entsprechend der Anweisung „4711“ gesichert hat.

Der Aufwand für diese Bestätigung ist gering, aber von großem Nutzen.

Fehler 7
Keine Stichprobenkontrollen

Stichprobenkontrollen haben einen anderen Zweck. Falls 100%-Kontrollen aufgrund großer Mengen nicht möglich sind, können Stichproben nach festgelegten Mengen oder Chargen erfolgen. Ein weiterer, wichtiger Zweck ist es jedoch zu überprüfen,

• ob die 100%-Kontrollen die Wirklichkeit widerspiegeln,

• ob die Abläufe noch den Anforderungen entsprechen,

• ob Abläufe/Prozesse angepasst, verändert werden müssen oder ganz entfallen können bzw. neu aufgesetzt werden müssen.

Sie sind daher ein wichtiges Führungsinstrument auf allen Ebenen. Diese Kontrollen sollte der Vorgesetzt selbst vornehmen oder einen Mitarbeiter beauftragen der nicht unmittelbar Betroffener ist.

Zum Beispiel könnten die Kontrollen in der 1. Schicht durch einen Mitarbeiter aus der zweiten Schicht vorgenommen werden, wenn der Vorgesetzte ihn dazu beauftragt. Der Kontrollierende muss die Prozesse nicht bis zur letzten Schraube, aber doch im Wesentlichen verstehen, damit die Kontrolle auch das entsprechend korrekte Ergebnis bringt.

Zum Standbein „Organisatorische Maßnahmen“ könnte noch viel mehr anhand von weiteren Beispielen gesagt werden. Es kommt mir darauf einen Denkprozess anzustoßen, um mit den Hinweisen und Gedanken in den eigenen Betrieb zu gehen und nachzusehen, wie es läuft.

Frohes Schaffen bis zum nächsten Blog, in dem ich das umfangreiche zweite Standbein besprechen werde.

Ihr Sigurd Ehringer

Sigurd Ehringer

✔ VDI-zertifizierter Ausbilder für Ladungssicherung ✔ Fachbuch-Autor ✔ 8 Jahre Projektmanager ✔ 12 Jahre bei der Bundeswehr (Kompaniechef) ✔ 20 Jahre Vertriebserfahrung ✔ seit 1996 Berater/Ausbilder in der Logistik ✔ 44 Jahre Ausbilder/Trainer in verschiedenen Bereichen —> In einer Reihe von Fachbeiträgen aus der Praxis, zu Themen rund um den Container und LKW, erhalten Sie Profiwissen aus erster Hand. Wie sichert man Ladung korrekt und was sind die Grundlagen der Ladungssicherung? Erarbeitet und vorgestellt werden sie von Sigurd Ehringer, Inhaber von SE-LogCon.