Folge 54: Wer trägt in Unternehmen die Verantwortung? – Personelle Maßnahmen

Wie in der Folge 53 angekündigt will ich weiter in die Praxis gehen, Fehler aufzeigen, die häufig gemacht werden und Lösungsansätze vorstellen.

Ich orientiere mich wieder an den drei Säulen zur Erfüllung der Pflichten.

Die nebenstehenden personellen Maßnahmen lassen sich wie folgt detaillieren.

1. Schulungen 2. Unterweisungen 3. Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter

Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist ein Kosten- und Zeitblock auf den bei Sparmaßnahmen häufig als erstes zugegriffen und reduziert wird. Das ist eine sehr kurzfristig wirkende und gleichzeitig auch eine gefährliche Lösung.

Nach dem Motto „es wird gespart, egal was es kostet“, macht man sich wenig Gedanken über die mittel und langfristige Folgen.

Grundsätzlich müssen bei der Aus- und Weiterbildung drei Gruppen unterschieden werden:

1. Maßnahmen die per Gesetz oder Verordnung vorgeschrieben sind und eventuell Fristen unterliegen, sowie solche die
2. Sinn machen,
   1. weil sie die Effizienz steigern,
   1. Transportschäden vermeiden
   1. Die Prozesse und Abläufe nachhaltiger machen und vieles mehr.
3. notwendig sind, weil sie die Voraussetzung für die Einsatz- und Verwendungsmöglichkeit von Mitarbeitern darstellen.

1. Schulungen:

Es ist notwendig, die Mitarbeiter für Ihren geplanten Einsatz fit zu machen. Das gilt grundsätzlich für alle Tätigkeiten. Für bestimmte Aufgaben sind jedoch Schulungen, Ausbildungen oder Zertifikate unabdingbar und die vor Aufnahme der Tätigkeit gegeben sein müssen. Im Falle von Unfällen/Vorfällen hat dies für den Unternehmer erhebliche negative Folgen.

Es kann auch sein, dass bei Ablauf von Zertifikaten ein erheblich größerer Zeit- und Kostenaufwand notwendig ist, um sie wieder zu erlangen. Unternehmen, die mit Gefahrgütern zu tun haben sollten besonders darauf achten.

Im Falle einer Kontrolle von Gefahrguttransporten hat der fehlende Nachweis von Zertifikaten und Unterweisungsnachweisen fatale, auch finanzielle, Folgen.

2. Unterweisungen:

Wer weiß was er tut, macht es besser, schneller, sicherer und zuverlässiger. Das gilt für alle Tätigkeiten. Es macht daher Sinn, Abläufe/Prozesse auf Effizienz zu überprüfen und die Mitarbeiter entsprechend auszubilden. Um die Wiederholbarkeit sicherzustellen sollten die Abläufe/Prozesse dokumentiert werden.

Häufig sind solche Dokumentationen als umfangreiches Prosawerk zu finden. In Zeiten der Sprachbarrieren, der kulturellen Vielfältigkeit und unterschiedlichen Muttersprachen, führt diese Methode dazu, dass die Dokumentationen nicht oder nicht gründlich gelesen werden. Es ist lediglich der Beweis erbracht: es gibt eine!

Ob sie Sinn macht und den gewünschten Erfolgt bringt wird oft nicht gefragt. Als bessere Methode hat sich die Bild/Text-Kombination erwiesen. Einen kurzen prägnanten Text mit einem Bild verbinden.

Schäden >10% der Dicke = Ablegereif

Deutsch:

Schäden >10% der Breite = Ablegereif

Türkisch:
Genişliğin %10’undan fazlası hasar = atılmaya hazır

Englisch:

Damage >10% of the width = ready for discard

Jemand der den Text nicht exakt lesen kann wird verstehen, dass ein solcher Gurt nicht akzeptabel und damit ablegereif ist.

Mit diesem Grundprinzip der Darstellung lassen sich auch Arbeitsabläufe schrittweise darstellen.

Diese Methode sorgt für eine nachvollziehbare Wiederholbarkeit und verbessert damit die Qualität und verhindert/vermeidet z.B.: Transportschäden. Die einfachen Texte können auch ohne große Probleme in andere Sprachen übersetzen. Dies bietet auch die Möglichkeit Mitarbeiter, mit entsprechenden Muttersprachen, mit einzubinden. Das erhöht die Motivation und Akzeptanz.

Anhand solcher Unterlagen/Dokumentationen lassen sich Unterweisungen/Einweisungen mit einer erheblichen Wiederholgenauigkeit durchführen. Der Unternehmer hat damit nicht mehr das Risiko, ob sich der Unterweisende an alle Einzelheiten und Randbedingungen erinnert und die notwendigen Inhalte umfänglich vermittelt.

Werden Kontrollen anhand dieser Beschreibungen durchgeführt, lassen sich Abweichungen leichter erkennen und „Unterweisungen aus gegebenem Anlass“ anordnen. Damit kann die Pflicht zum Unterweisen viel einfacher und leichter erfüllt werden, weil es erfahrungsgemäß an Gelegenheiten nicht mangelt.

Nachdem jede Prozessbeschreibung einen entsprechenden Titel haben muss, kann der Nachweis/Dokumentation mittels des Titels und Ausgabedatums erfolgen. Z.B.: „Die nachfolgend aufgeführten Mitarbeiter haben an der Unterweisung zur Ablegereife anhand der Prozessbeschreibung „Ablegereife vom 31.03.2024“ teilgenommen“.

3. Weiterbildung:

Zu den zwingend notwendigen Ausbildungen gehört zum Beispiel der Staplerschein oder die Kranausbildung. Es ist leider immer wieder festzustellen, dass gerade in diesem Bereich Mitarbeiter ohne nachgewiesene Ausbildung tätig werden. In meinem Kernbereich der Ladungssicherung treffe ich immer wieder Unternehmen an, die seit Jahren Güter auf LKW und/oder in Seecontainern stauen und die Mitarbeiter haben an keiner Ausbildung teilgenommen.

Die VDI 2700 Blatt 5 sagt dazu im Kapitel:

„4.4.2 Schulung

Der Unternehmer veranlasst nach Bedarf, mindestens jedoch einmal alle drei Jahre, die regelmäßige Schulung von Personen, die mit Ladungssicherungsaufgaben betraut sind. Die Schulungen sollten Themen aus folgenden Gebieten umfassen:

• rechtliche Verantwortung für Transport und Ladungssicherung

• physikalische Grundlagen zur Ladungssicherung

• Eigenschaften der Ladung

• Möglichkeiten der Ladungssicherung

• Arbeitsanweisungen zur Ladungssicherung

• praktische Durchführung von Ladungssicherungsmaßnahmen an betriebsüblichen Beispielen

• Vorgehensweise bei speziellen Ladungssicherungsfällen

Der Unternehmer dokumentiert die Durchführung der Schulung mindestens mit Datum, Teilnehmer, Inhalt und Unterschrift der Teilnehmer.“

Damit wird klar, dass eine Schulung/Unterweisung einen entsprechenden Umfang hat, der ein ausreichendes Fachwissen des Unterweisenden voraussetzt und auch seine Lehrbefähigung erfordert. Ein umfangreiches Fachwissen zu haben und dieses auch vermitteln zu können sind zwei unterschiedlich Paar Schuhe. Der Unternehmer sollte im eigenen Interesse dafür sorgen, dass diese Umstände sichergestellt sind. Auf die langjährige Erfahrung von Mitarbeitern zurückzugreifen beinhaltet Risiken.  „Manche halten das für Erfahrung, was sie 20 Jahre lang falsch gemacht haben.“ Derjenige, der die Unterweisungen durchführen soll, sollte von kompetenten Einrichtungen/Personen geschult und dann erst eingesetzt werden.

In dem Zusammenhang ist auch die Aussage im CTU-Code 2014 interessant die im Kapitel 13.1.5 besagt:

13.1.5 Die Geschäftsführung einer Anlage, in der CTUs gepackt werden, ist dafür verantwortlich, dass alle Personen, die am Packen von Ladung in CTUs oder an der Überwachung dieses Vorgangs beteiligt sind, im Einklang mit ihren Zuständigkeiten innerhalb ihres Unternehmens angemessen ausgebildet und entsprechend qualifiziert sind.

Es wäre wünschenswert, wenn auch andere Vorschriften die Verantwortung so eindeutig darstellen würden. Um das Thema abzurunden ist es auch notwendig, über die Dokumentation von Schulungen und Unterweisungen zu sprechen. Leider zeigen die praktischen Erfahrungen, dass es Mitarbeiter immer wieder schaffen durch die Lücken der Organisation zu schlüpfen und nicht an Veranstaltungen teilzunehmen. Das ist ein organisatorisches Problem. Ein Verantwortlicher, egal auf welcher Ebene sollte eine Übersicht/Namensliste seiner Mitarbeiter verfügen. Manchmal wird versucht diese mit dem Totschlagargument „Datenschutz“ auszuhebeln. Das ist natürlich kontraproduktiv. Diese Namenliste muss auch eine Übersicht beinhalten, aus der hervorgeht welcher Mitarbeiter, welche Schulungen, Unterweisungen und Ausbildungen haben muss und in welchem zeitlichen Rhythmus sie zu erfolgen haben. Der zweite Vorteil liegt darin, dass die Namen regelmäßig korrekt wiedergeben werden. Auch wenn alle den Mitarbeiter „Sepp“ rufen, würde in der Liste sein Name mit „Josef Müller“ stehen.

Mit der Liste wäre auch das Problem mit der Schreibweise von Namen gelöst, bei denen sich die Zehnfingerschreibmethode schwertut.

Anhand dieser Übersicht lassen sich auch die Veranstaltungen über das Jahr verteilt planen und es ist nicht mehr notwendig, im Zuge einer Torschlusspanik, die Sicherheitsunterweisungen in die letzten drei Wochen des Jahres zu quetschen.

Auch lassen sich daraus die finanziellen Aufwendungen ableiten, die für die Ausbildung erforderlich sind und daher geplant werden müssen.

Natürlich ist eine Excel-Liste die einfache Lösung die jederzeit durch ein anderes Werkzeug ersetzt werden kann, sofern es zum gleichen Ziel führt.

Jeder Unternehmer oder Verantwortlich sollte in seinem Bereich überprüfen oder überprüfen lassen, wie es konkret läuft und bei Handlungsbedarf zur Tat schreiten. Sie werden erstaunt sein, was sie alles finden, wenn sie die entsprechende Brille aufsetzen.

In diesem Sinne wünsche ich allen frohes Schaffen und gutes Gelingen.

Bis zum nächsten Blog

Ihr Sigurd Ehringer

Thomas Bauer

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